Organizirajte se: dokumentirajte svoj tijek rada

Novi zaposlenici i svježa lica u radnoj snazi, uključujući nedavno diplomirane studente, obično imaju više vremena na raspolaganju kad započnu novi posao. Obuka može potrajati tjednima ili mjesecima, a kolege suradnici i menadžeri žele vam dati malo prostora za disanje dok se naviknete. Jedan od najvrijednijih načina da se iskoristi to vrijeme je dokumentiranje tijeka rada i procesa.

Dokumentiranje vašeg tijeka rada i procesa ne znači ništa više od toga da napišete točno ono što podrazumijeva vaš posao, korak po korak. To je sve što učite kada ste novi u radnom okruženju. To također uključuje sve preinake i promjene koje biste mogli uvesti u te procese kako vrijeme prolazi ili dok otkrivate bolje ili efikasnije načine izvršavanja vašeg posla.

Poduzeća i vladine organizacije koje su vrlo velike i dobro ustrojene možda već imaju u izobilju priručnike za rad i drugu dokumentaciju - ali po mom iskustvu manje kompanije i timovi obično nemaju ili su, ako ih ima, ozbiljno zastarjeli.

Kad se suočite s stankama na novom poslu, dokumentirajte svoj tijek rada i postupke ili ažurirajte primljene priručnike. Koristi su ogromne i mnoge su.

Prednosti dokumentiranja vašeg tijeka rada

Za početak, dokumentiranje vašeg tijeka rada pojačaće obuku na poslu koju ste dosad imali. Zapravo, posao ćete brže naučiti.

Drugo, ti su dokumenti zlato za menadžere i IT odjel, koji možda ne znaju korake i ljude koji su uključeni u vaš rad - koje će morati znati svaki put kad izvrše promjene ili uvedu nove alate i moraju proći kroz sve moguće efekte, Dozvolite mi da iz iskustva kažem da nećete čuti ništa osim hvale ako možete dostaviti detaljan i uredan dokument koji sadrži sve što im je potrebno. Druga je mogućnost da ih razgovarate kroz vaš ad hoc posao, kad možda zaboravite korak ili pogrešno progovorite ili ga jednostavno pogrešno shvatite.

Treće, menadžeri i kolege prilijepit će se za vaše dokumente ako vam ikad bude potrebno neočekivano otići na odmor. Isto tako, kad budete promovirani na novo radno mjesto ili prelazak na drugu tvrtku, kolege koje ostavite iza sebe će vam biti zahvalni da su ažurirani priručnici prenijeli osobi koja je zauzela vaše mjesto.

Kako dokumentirati svoj tijek rada

Dokumentacija koju pišete treba biti jednostavna, razumljiva i dostupna. U većini slučajeva preporučujem izradu tekstualnog dokumenta (kao što je Wordov dokument) s nekoliko ugrađenih slika.

Umjesto da napravite jedan ogroman dokument koji sve ocrtava, stvorite dokumente koji obuhvaćaju samo jedan postupak ili koji opisuju niz povezanih postupaka koji se moraju obaviti po redu. Osobno sam prezadovoljan dokumentacijom koja je duža od otprilike 11 ili 12 stranica. Mnogo više volim vidjeti 4 ili 5 stranica jednostavnih uputa koje se lako čitaju. "Dos" i "ne" na dnu ovog članka pomoći će vam da napravite sažet, ali temeljit priručnik.

Jednostavno rečeno, vodite bilješke kad god ste obučeni na radnom mjestu i prenesite te bilješke u dokument. Kad počnete samostalno raditi posao, dodajte ga u svoje bilješke ili ih prilagodite kako bi točnije odražavali zadatke koje obavljate.

Ako u vaš rad postoji "velika slika", neka obrisna kontura, stavite to na početak dokumenta. Točke koje sačinjavaju veliku sliku su ono što biste trebali temeljitije zabilježiti, u tom istom dokumentu, ili u nekoliko manjih dokumenata, ako trebate razdvojiti. Na primjer, u marketingu biltena pregled može izgledati ovako:

• Copywriter piše kopiju i dostavlja je marketingu.
• Marketinški menadžer pregledava i uređuje kopiju, i dobiva odobrenje starijeg marketing menadžera.
• Voditelj marketinga podnosi zahtjev za pokretanje ažuriranja popisa.
• Voditelj marketinga isporučuje pomoćniku konačni primjerak.
• Pomoćnik proizvodi bilten i šalje test osiguranja kvalitete.
• QA tim pregledava biltene i podnosi promjene. Pomoćnik provodi promjene, provjere i planove izdanja.

Bilo koja od tih stavki mogla bi imati priručnik na tri stranice koji opisuje korake potrebne za obavljanje djela. Gdje i kako se kopija dostavlja? Kakav format treba imati kopija? Tko vodi ažuriranje popisa, i što to znači? Ili se nekoliko tih predmeta može kombinirati u jedan priručnik, na primjer, tri zadatka koja započinju s "marketing manager…"

Što će vam trebati

Da biste napisali korake, trebat ćete ih barem jednom obučiti. Kad ponovo morate obaviti posao, upotrijebite svoj prvi nacrt vlastitih postupaka koji će vas voditi kroz korake da biste vidjeli jesu li precizni i lako razumljivi.

Zaslon snima. Napravite snimke zaslona svega što se čini teško objasniti u tekstu ili je najbolje vizualno prikazati. Prvo spremite sve snimke zaslona u mapu i dodajte ih dokumentu samo ako su potrebni. Imajući previše snimaka zaslona čini se prenaglašenom svakome tko čita vaše priručnike.

(Postoji nekoliko načina za snimanje zaslona, ​​ali najbrži su: u sustavu Windows upotrijebite gumb PrtScn, a zatim funkciju lijepljenja kako biste sliku stavili u program za uređivanje slika gdje možete obrezati i urediti; na Mac računalu koristite Apple + Shift + 4 i povucite cilj oko područja koje želite pucati.)

Softver za snimanje zaslona. Uređivač slika koji koristite može uključivati ​​alate za označavanje zaslona ako želite dodati strelicu koja upućuje na nešto relevantno ili istaknuti određeni dio slike. Za 50 dolara, programi za snimanje zaslona Snagit i Snagit za Mac učinit će gotovo sve što vam može trebati.

Alati za dijagram. Neki se tijekovi rada i postupci najbolje iskazuju kroz male dijagrame. Softver za mapiranje uma može vam pomoći brzo crtati dijagrame tijeka i slično, mada također možete pronaći mnoge iste alate za dijagramiranje u programu Microsoft PowerPoint i ograničeniji izbor u Wordu na kartici Umetanje.

Što se smije i ne smije

• Napravite pojedinačne dokumente za različite procese i postupke, a ne za jedan ogroman dokument koji objašnjava cijeli vaš posao.
• Budite temeljni, ali i sažeti.
• Uključite snimke zaslona.
• Za dovršavanje dokumenata potrebno je nekoliko tjedana. Dajte si vremena za razmišljanje o postupcima i vratite se dokumentima da provjerite jesu li ih točno zabilježili.
• Stavite žig datuma na vrh stranice koji pokazuje kada je datoteka najnovije ažurirana.
• Koristite naslove poslova umjesto imena ljudi kada dokumentirate tijek rada.
• Držite matične kopije na zajedničkom mjestu kako bi ih drugi mogli lako preuzeti.
• Zadržite lokalnu sigurnosnu kopiju datoteka na radnoj površini ili u privatnom sustavu temeljenom na oblaku (ili oboje).
• Pregledajte i revidirajte svoje dokumente jednom godišnje. Zamislite ih kao žive dokumente koji nikada nisu "gotovi". Oni se stalno razvijaju.
• Recite svom šefu i kolegama da stvarate i održavate ove nove zapise, jer i oni mogu imati vrijedan doprinos.
• Ne uključujejte grafičke slike samo da biste povećali stranicu. Svi ga mrze.
• Nemojte poludjeti formatiranje teksta. Neka bude jednostavno. Za podnaslove koristite podebljani tip. Upotrijebite listiće i numerirane popise prema potrebi kako biste lakše vidjeli relevantne podatke. Odlomci moraju biti vrlo kratki.
• Nemojte koristiti imena ljudi. Obratite se ljudima s njihovim nazivima radnih mjesta. Jesam li to već rekao? Da, jesam, ali zaista je važno, pa to ponavljam.
• Nemojte biti pretjerano zaštitnički nastrojeni prema svojim dokumentima. Stvorili ste ih da pomažu organizaciji, ne samo u vašu korist.
• Ne izlazite svoje dokumente u PDF datoteke. Ostavite ih u formatu koji se može uređivati ​​(vidi gore).