Organizirajte se: skup alata za suradnju

Sadržaj

• Organizirajte se: Alat za suradnju
• Upravljanje zadacima, upravljanje projektima, dijeljenje zaslona

Dvoje mojih prijatelja su mi nedavno rekli da sam raznio svoje mišljenje. Kako? Lako. Dodao sam nit e-pošte koju smo organizirali oko organiziranja velikog izleta na večeru (znate kako se te teme nakupljaju i nitko ne može pratiti tko je rekao da su slobodni tog dana) i umjesto toga koristio Doodle. Doodle je besplatna web stranica koja vam omogućuje stvaranje internetske ankete za stvari poput dana i vremena kada se ljudi slobodno mogu okupljati. Godinama ga koristim za suradnju, uglavnom za zakazivanje sastanaka s ljudima koji žive po cijelom svijetu i nalaze se u različitim vremenskim zonama.

Mnogo je nevjerojatnih aplikacija koje pomažu u suradnji. Možda sam svojom učinkovitošću raznio misli svojih prijatelja, ali puhao mi je um shvativši da nikada prije nisu naišli na Doodle!

Da pomognem osobama s tom mukotrpnom dužnošću da budu organizator suradnje, želio sam podijeliti neke od najboljih alata koji sam pronašao za okupljanje sjajnih umova i ideja.

Zakazivanje

Doodle je postao moja aplikacija za zakazivanje kretanja jer je besplatan i ne zahtijeva da se sudionici registriraju kako bi ga koristili. Postavite anketu, pošaljite vezu i pustite ljude da odgovore jednostavnim odlaskom na web stranicu i označavanjem okvira. Neprocjenjivo je za zakazivanje sastanaka ili društvenih događanja s velikom skupinom.

Kad svi koriste isti sustav kalendara, kao što je Outlook-ov kalendar, svoj kalendar obično možete učiniti vidljivim ostalim članovima tima, što može pomoći u zakazivanju, ali te okolnosti ne rade uvijek svima. Druga mogućnost je Tungle.me koji sadrži neke iste elemente Doodle-a, kao i mogućnost da vaša slobodna i užurbana vremena učine javnim ili vidljivim za određene ljude.

Dijeljenje dokumenata i mapa

Kako učiniti datoteke dostupnima svim ljudima s kojima surađujete? Nemojte ih slati e-poštom! To je neslavno i teško pratiti. Trebate bolji način za razmjenu dokumenata i mapa.

Najjednostavnija rješenja dolaze u obliku usluga sinkronizacije datoteka, poput Dropboxa ili SugarSync. Zapravo koristim oboje, SugarSync za radne datoteke i Dropbox za osobne datoteke. Koristila sam ih za dijeljenje dokumenata sa svim vrstama ljudi, uključujući urednike, pa čak i svog odvjetnika.

Dropbox i SugarSync smatram mnogo jednostavnijim za postavljanje i upotrebu - i uvjeriti ostale da koriste - nego FTP stranice, a to je stariji način dijeljenja datoteka i mapa u školi.

Uređivanje kolaborativno, asinkrono

Još jedan razlog korištenja Dropbox, SugarSync ili neke druge usluge sinkronizacije datoteka za organiziranje suradnje jest taj što oni dopuštaju više ljudi da uređuju jedan dokument, iako obično asinhrono. Drugim riječima, ne možete gledati drugu osobu kako uređuje datoteku u stvarnom vremenu. Promjene se događaju lokalno i postaju vidljive grupi tek kada osoba koja uređuje prijenos dokumenta vrati na zajedničko mjesto.

Te vam usluge ne daju preciznost u onome što suradnici mogu, a što ne mogu (na primjer, ne možete Kateu omogućiti da uređuje datoteke X i Y, ali ne i Z ), ali pružaju osnovna dopuštenja. Na primjer, možete dijeliti slanjem veze samo za čitanje ili možete pozvati ljude da imaju potpuni pristup onome što se nalazi u određenoj zajedničkoj mapi.

Uređivanje kolaborativno, sinkrono

Google pogon (ranije Google Docs) ima jedno od najimpresivnijih kolaborativnih značajki koje sam ikad vidio: mogućnost zajedničkog uređivanja u stvarnom vremenu.

Jednom sam radio sa suradnikom koji je bio u drugoj državi, a imali smo i tjedne telefonske sastanke koji su trebali biti "radni sastanci". To jest, razgovarali smo o stanju projekta, istovremeno radeći na poslovima koji su poboljšali stanje u projektu. Pomoću jednostavne proračunske tablice na Googleu zabilježili smo zadatke koje je bilo potrebno ispuniti i označili ih ocjenom prioriteta. Tijekom tjedna mogli smo dodavati bilješke po potrebi. Tada bismo tijekom našeg sastanka mogli proći popis, ispuniti zadatke u stvarnom vremenu dok ste na telefonu i označiti ih. Ponekad bi, međutim, vidio nešto na popisu i rekao: "Što to znači?" Objasnio bih. I promijenio bi način na koji je zadatak napisan, točno pred mojim očima, tako da sam bio siguran da njegov prijevod zadatka znači istu stvar koju namjeravam. Bilo je to suradničko blaženstvo.

Googleovi alati djeluju ne samo za proračunske tablice, već i za prezentaciju i tekstualne dokumente.