Organizirajte se: najbolje prakse za gmail

Sadržaj

• Organizirajte se: najbolje prakse za Gmail
• Arhivi Gmail, Skupne radnje, Laboratorije

Gmail je jedna od najpopularnijih usluga e-pošte. Bilo da ga upotrebljavate za osobnu komunikaciju, rad ili oboje, dobit ćete više od toga ako razumijete kako djeluju nekoliko osnovnih značajki.

Ovo izdanje tjednog serijala Get Organizirano objašnjava nekoliko značajki potpisa za Gmail i objašnjava kako ih najbolje iskoristiti za učinkovito organiziranje računa e-pošte kako biste mogli biti produktivniji.

Niti poruke

Kao što svi korisnici Gmaila znaju, kontinuirana razmjena e-pošte slaže se u nit. Broj poruka u niti uvijek se pojavljuje u zagradama pored sažetka imena na razmjeni, broja nitima, ako hoćete.

Tema poruke jedna je od mojih omiljenih značajki Gmaila jer kada šest ljudi odgovori na jednu grupnu e-poštu, vidim samo jednu nepročitanu nit, a ne šest nepročitanih poruka. Ono što internaliziram jest da postoji rasprava koja zahtijeva moju pažnju. Ako vidim šest nepročitanih poruka, umjesto toga imam osjećaj da šest stvari zahtijeva moju pažnju.

Kad otvorite nit, poruke koje ste pročitali ostaju sabijene, dok se nepročitane poruke proširuju.

Najbolja praksa: Jedan od najboljih trikova u upravljanju nitima je zadržati ih netaknutim sve dok ne odstupaju od teme. Kad promijene temu, započnite novu nit jednostavnom promjenom naslovne teme kada odgovarate. Ne morate pokrenuti posve novu poruku. Svi će primatelji biti uključeni u novu nit, a povijest vaše komunikacije i dalje će se arhivirati unutar same poruke, pod elipsom koja kaže „prikaži obrezani sadržaj“ kada pokazivač miša pređete na njega (vidi dolje), tako da se svatko može uputiti to.

oznake

Ako postoji jedna jedina značajka koja označava Gmail, to bi bile oznake. Način razumijevanja naljepnica je opisati ono što nisu: mape. Oznake na Gmailu često izgledaju kao mape i u određenoj mjeri postižu isti cilj. No oznake se bitno razlikuju od mapa i ako ih pogrešno zamijenite, zapravo će se ograničiti ono što možete učiniti s Gmailom.

Dopustite mi da započnem s malo objašnjenja mapa. Mape e-pošte, često dizajnirane u strukturi stabala s mogućnošću dodavanja podmapa, djeluju slično kao u stvarnim mapama. Podnosite stvari u njih. Ako imate poruku za podnošenje, možete je poslati samo u jednu mapu.

Oznake u Gmailu izgledaju grozno poput mapa na prvi pogled. Kada stvorite novu naljepnicu, ona se pojavljuje na lijevoj traci, slično onome gdje ćete vidjeti mape (sa zadanim postavkama ionako) u Yahoo! Mail, Hotmail i Outlook. Ove Gmail oznake mogu im dodijeliti i boje koje još više nalikuju mapama.

Pa u čemu je onda razlika?

Bilo koja nit poruke može imati više od jedne oznake, poput "posao", "listopad 2012" i "hitno". Gmail vam također automatski daje dvije oznake: zvjezdice i "važno", označene žutom oznakom na lijevoj strani poruka koje se šalju izravno vama, tj. Ne listservs, s ili drugo masovno slanje poruka.

Zamislite naljepnice više kao oznake. A vizualne naljepnice koje vidite na lijevoj traci - mislite na njih kao brzi gumb za razvrstavanje svih poruka koje imaju određenu oznaku. Imajte na umu da je čak i vaša poštanska pošta samo oznaka. Kada kliknete na oznaku na lijevoj traci, novi će se tekst automatski pojaviti u polju za pretraživanje na vrhu.

Ovaj tekst pomaže u preciziranju pretraživanja samo za poruke s predmetnom etiketom. Zapamtite, Google je tvrtka koja stoji iza Gmaila, a Google je ta tvrtka osnovana kao alat za pretraživanje.

Najbolja praksa: oznake u Gmailu koristite liberalno jer one nisu zamjena mapa, već način kategoriziranja ili označavanja stavki i čine ih lakšim pretraživanjem.

Korisnici napajanja trebali bi istražiti područje postavki kako bi konfigurirali naprednije atribute označavanja. Na primjer, možete postaviti pravila ili filtre za preusmjeravanje određene vrste pošte na etiketu i pojaviti se na lijevom oknu samo ako sadrži nepročitane poruke.