Organizirajte se: 15 savjeta za produktivnost stručnjaka

Sadržaj

• Organizirajte se: 15 savjeta za produktivnost stručnjaka
• Intervjui 3 i 4
• Savjeti za produktivnost 1-15

Jedna od zamki organizirane osobe jest to što smo skloni vlastitim organizacijskim navikama i tehnikama, pogrešno prihvaćajući strogost i strogost. U ovotjednom stupcu Get Organized odlučio sam se protegnuti daleko izvan vlastitih granica intervjuirajući četvero ljudi koji razvijaju produktivnost aplikacija i pitajući ih o njihovim vlastitim savjetima i trikovima kako ostati organiziran i učinkovit.

Ti izvršni direktori, osnivači i programeri provode svoje radno vrijeme razmišljajući o tome što dezorganizirani ljudi trebaju učiniti kako bi postali organiziraniji. Svoj softver grade na temelju podataka testiranja, osobnih opažanja i povratnih informacija ogromne zajednice korisnika.

U ova četiri intervjua pronaći ćete razmišljanja o tome što znači biti organiziran i produktivan, kao i neke konkretne savjete i trikove koje ti stručnjaci sami koriste.

Amir Salihefendić, osnivač Doista

Amir Salihefendic osnivač je Doist-a, tvrtke koja se specijalizirala za softver za produktivnost. Dva vodeća softverska proizvoda tvrtke, Todoist i Wedoist, pomažu većem broju ljudi u upravljanju svojim osobnim zadacima i zajedničkim projektima. Ispod je izvadak iz dužeg intervjua koji sam sa Salihefendićem obavio o organizaciji i učinkovitosti.

JD: Vaš proizvod Todoist ima za cilj pomoći ljudima da preuzmu kontrolu nad zadacima koje trebaju obaviti. Razvijajući aplikaciju, što ste naučili o onome što većini ljudi treba u smislu pomoći i smjernica za izvršavanje svojih zadataka?

AS: Ljudi su stvarno loši u stvaranju svojih zadataka. Većina ljudi stvara zadatke koje je zaista teško izvršiti. Na primjer, "izgubiti težinu" nije zadatak; to je duži projekt koji uključuje stotine zadataka. Ipak, većina ljudi će "izgubiti težinu" kao zadatak.

Ono što je bolje je vidjeti „smršaviti“ kao projekt koji ima zadatke poput jesti deset voća svaki dan, ići u teretanu svaki drugi dan, itd. Razumijevanje složenosti zadatka i razdvajanje na upravljive i djelotvorne komade zaista je važan za vašu organizaciju i produktivnost. To je također motivirajuće jer na putu možete dovršiti pododgovore i osjećati se kao da se bližite cilju.

JD: Možete li podijeliti s nama dva ili tri savjeta ili trika za povećanje produktivnosti?

AS: Mislim da je e-pošta zaista ubojica produktivnosti. Dnevno dobivam stotine poruka e-pošte i to upravljam na sljedeći način:

• E-poštu provjeravam i obrađujem samo tri puta dnevno (ujutro, podne i popodne).
• Odgovaram na e-poštu ako će vam trebati manje od jedne minute.
• Arhiviram ako e-adresa nije bitna.
• Ja delegiram e-poštu [na koju želim odgovoriti kasnije] kao zadatak Todoistu (putem našeg dodatka za Chrome) i odredim datum roka kako ga ne bih zaboravio.
• Popodne, kad su mi razine energije niske, odgovaram na duže e-mailove.

JD: Da li biste podijelili sliku svog radnog prostora ili snimku zaslona radne površine?

Mikael Berner: To je zaista važno. Druga dimenzija za koju vidim da mislim da podržava vaš prijedlog jest ta što organiziranje ne znači da ste disciplinirani ili da možete nešto poduzeti. Mislim da je disciplina u osnovi organizacije važna.

Također mislim da se fokus može pogrešno tumačiti kao da se treba dugotrajati [razdoblja neprekidnog rada].

Pročitali smo i pronašli studije koje kažu da se prosječan čovjek prebacuje u svake tri minute, ali da se 27 minuta ne vraća zadatku. Produktivnost je puno vezana za prebacivanje konteksta i način na koji čitate i obrađujete informacije. Morate biti u stanju odgovoriti na važne stvari koje dolaze. Jeste li organizirani tako da imate brojeve telefona na pravom mjestu i u pravo vrijeme? Ili trebate odskočiti da biste ih pronašli?

JD: Kad ste razvijali program EasyilyDo, koja ste istraživanja ili podatke otkrili o tome što ljudi trebaju biti učinkovitiji, organiziraniji, produktivniji?

MB: U našim smo istraživanjima otkrili da nitko od nas nije svjestan koliko vremena i energije ulažemo u mali zadatak za koji ni sami ne znamo da je to zadatak. Čuvajmo vremena koliko treba raditi ove sitne zadatke i uspoređujemo ih s koliko vremena će trebati pametnom agentu da ih izvrši umjesto vas.

Svima nam je težina, a čak i ne znamo da su nam opterećeni, pomoću distribuiranih aplikacija i podataka.

JD: Možete li podijeliti s nama dva ili tri vlastita savjeta i trika za povećanje produktivnosti?

MB: Oslanjam se na alate koji mi pomažu u pronalaženju najvažnijih informacija. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - puno stvari koje slažu e-poštu - preporučujem bilo koji od ovih alata.

Najbolje pravilo, a katkad odstupim od ovoga, jest: "Ako otvorite e-poštu, napravite nešto s njom, poput odgovora na nju, ili je izbrišite, ili je pošaljite datoteci." Nemojte ni otvarati e-poštu ako ga ne možete odmah obraditi. To je dio dvominutnog pravila.

Trenutno sjedim u našoj konferencijskoj sali koja ima ove Ikeine tablice, ali oni su stakleni stolovi na koje možete crtati markerima za suho brisanje. Donosi skupni rad zajedno na stolu, a ne slanje jednog člana grupe na odbor. To pojačava timski rad.