Sadržaj:
Video: How to Reach Inbox Zero (even when you have 63,487 unread emails!) (Studeni 2024)
Sadržaj
- Push for Zero Email
- Komunikacija ne podržava e-poštu
Thierry Breton, predsjednik uprave i predsjednik francuskog Atosa, sa sjedištem u Francuskoj, dao je hrabru izjavu da planira iskorijeniti e-poštu tvrtke u roku od tri godine. Ideja je izazvala isto toliko kontroverze koliko pohvala. Ove tri godine su gore. Pa kako je poduzeće?
Uhvatio sam se za Marca Bovensa, voditelja globalnog programa Zero Email u Atosu, telefonom kako bih otkrio je li tvrtka postigla svoj znak. Bovens je objasnio da je guranje ka nuli e-pošte zapravo dio većeg usredotočenja na wellness zaposlenika. Ljudi na Atosu (poput prilično svih ostalih koji cijeli dan sjede ispred računalnog terminala) osjećali su se preplavljeni e-poštom, točnije, preopterećenjem informacija koje uzrokuje e-pošta.
Atos nije mali startup. Tvrtka zapošljava više od 76 000 ljudi u 52 zemlje. Atos je međunarodna tvrtka za IT usluge koja surađuje s velikim brojem poduzeća - od bankarske industrije do obrane i sigurnosti. Kako možete dobiti sve te ljude, uz ogromni raspon poslova koji obavljaju, daleko od međusobne komunikacije putem e-pošte?
Jill Duffy: Bila je to 2011. godina kada je Atos objavio cilj da se u roku od tri godine riješi svih internih poruka e-pošte. Sada je prošla ta trogodišnja marka, a ja se pitam: kako ide?
Marc Bovens: Trogodišnje razdoblje završilo je početkom ove godine u veljači. Uistinu smo postigli neke važne prekretnice za program, od kojih je najvažnija adresa preopterećenja informacijama.
Već smo objavili i priopćili kako smo postigli smanjenje e-pošte od 60 posto. I naravno, ovo se nadoknađuje radom na drugačiji način i upotrebom novog skupa alata pored Outlooka za e-poštu.
JD: Možete li mi reći o nekim tim alatima koje koristite?
Očito su ta trojica dobro integrirana. Na primjer, unutar platforme ZEN-BlueKiwi integrirali smo Lync za prisustvo. Ljudi mogu kliknuti na bilo koju sliku i započeti izravnu razmjenu poruka ili započeti poziv putem interneta. Imamo dobru integraciju zajednica i SharePoint web mjesta kako bi se ljudi lakše povezali sa zajednicom za suradnju BlueKiwi.
Da bismo se malo pozabavili pitanjem o tome koje su faze [pokretanja plana nulte e-pošte], u prvoj godini smo potrošili dosta vremena na ono što nazivamo "etiketom e-pošte". Počeli smo i trenirati naše menadžerske timove.
JD: Kada kažete "etiketa e-pošte", mislite li kada je prikladno nasuprot kad je neprikladno koristiti e-poštu za komunikaciju?
MB: Ispravno. Na pozitivan način željeli smo ljude motivirati za razgovor licem u lice, na primjer, kada je to najprikladnije. Snažno smo povećali usvajanje Lync-a. Ljudi su stvarno počeli koristiti trenutne poruke, ali i razmjenu aplikacija i video-konferencije preko Lynca. Zaista, to je bila promjena ponašanja korištenjem pravog alata za pravu primjenu.
JD: Što mislite, kako je to promijenilo kulturu tvrtke?
MB: Bilo je lakše postati mnogo više usmjeren prema kupcima. Atos je, kao što znate, stvarno velika tvrtka. Tijekom godina smo porasli mnogo. Usmjereni smo na ono što nazivamo tekućim prihodima, tj. Dugoročnim kontaktima. Ovaj [prelazak na korištenje drugih komunikacijskih alata] doveo je do nove razine usredotočenosti na kupca. Zašto? Budući da je ljudi sada tako lako uspostaviti zajednice kupaca i imati timski rad širom svijeta za rješavanje izazova korisnika u zajednici. U prošlosti biste putem e-pošte dobili, primjerice, nepotrebnu količinu mailova koje su uzrokovali ljudi koji ne rade u potpunosti zajedno. Dakle, to je jedan od ključnih rezultata ovog programa.
Drugi je da smo opet napravili Atos malim. Jednostavna činjenica da imate popis profila koje ljudi održavaju na društvenoj mreži poduzeća, u kombinaciji, naravno, s prisutnošću Lync-a, toliko olakšava pronalazak svojih vršnjaka za pokretanje rasprave ili pridruživanje zajednici za koju mislite da je zanimljiv. Stoga to čini Atosa malim i to izgrađuje povjerenje.
Imamo puno stručnjaka za različite domene, ali oni su raštrkani po cijelom svijetu. Ljudima je lakše raditi zajedno kada imate malo povjerenja u odnos, malo razumijevanja stručnosti i mogućnosti lakšeg zajedničkog rada. To je vratilo ovo - i možda sam previše melanholičan - ali vratilo je taj ugodan osjećaj tvrtke u kojoj ljudi mogu raditi zajedno. To nije nešto što možete učiniti s samo e-poštom ili samo SharePointom.
To je zapravo rezultat načina na koji smo to učinili, a koji je još uvijek prilično jedinstven. Mnoge tvrtke pokrenule su inicijative za socijalnu suradnju. Oni rade pilot. Zatim rade još jedan pilot, i pokušavaju ga produžiti kako bi na kraju završio s usvajanjem na razini cijele tvrtke. Ali mi smo to učinili drugačije. Uistinu smo proveli puno vremena u početku objašnjavajući ljudima da moramo promijeniti svoje suradničko ponašanje, da npr. Trebamo menadžerima da promijene svoj stil upravljanja.
Imamo veliki program obuke za menadžere koji razumiju korist od suradnje i za njih da u tom kontekstu također rade pametnije u zajedničkom radu u zajednicama u društvenoj mreži poduzeća.
JD: Kad ste odlučili smanjiti internu e-poštu - i drago mi je što čujem 60 posto; to je zaista impresivan broj - koji je bio izvorni poticaj za to?
MB: Bilo je to što zovemo program. Jedna od ambicija Atosa je napredovanje na ljestvici kao dobro mjesto za rad, trošeći vrijeme i pažnju na ono što je potrebno poboljšati na temelju ulaza i povratnih informacija koje dobivamo od naših zaposlenika.
U to vrijeme zaista smo dobili jake signale da e-pošta postaje problem - ili možda nije "e-pošta", već preopterećenje uzrokovano e-poštom.
Sve ove zloupotrebe e-pošte rezultirale su činjenicom da su ljudi bili vrlo neugodni. Količina vremena koje su ljudi potrošili putem e-pošte približavala se, u nekim od naših timova, 30 ili čak 40 posto vremena tvrtke!
U kombinaciji s činjenicom da smo počeli postavljati sve vrste pitanja poput: "Mislite li da je ovo dobro provedeno vrijeme?" jer možda nije problem što 40 posto svog vremena provodimo radeći s e-mailovima i sortiramo e-poštu i reagiramo na e-poštu. Ali općenito, to se smatralo uglavnom neproduktivnim.
Dakle, ovdje smo, uprava velike tvrtke, i vaši zaposlenici objašnjavaju da je 40 posto onoga što rade je upitno u vrijednosti tvrtke.
