Video: Alat 108/1 (Studeni 2024)
Stručnjaci vole reći da sastanci ubijaju produktivnost. Nepotrebni i loše planirani sastanci sigurno jesu. Ali neki sastanci su neophodni. Sastanci mogu zapečatiti nove poslovne ponude. Mogu pokrenuti tim na novim produktivnim pothvatima. Mogu ispraviti kurs na projektu koji je krenuo po zlu. I mogu olakšati prijateljstvo suradnicima koji nisu u mogućnosti biti zajedno u istom prostoru. Kad apsolutno morate imati sastanak, trebat će vam nekoliko savjeta za održavanje produktivnijih sastanaka, kao i pravi softver za to.
Zakazivanje
Outlook mi vjerojatno pada na pamet kao tipični uredski softver koji se koristi za zakazivanje sastanaka, ali smatram da su mnoge značajke programa Outlook nespretne i teško ih je naučiti koristiti kako je planirano. Ako su svi sudionici sastanka kvalificirani korisnici programa Outlook, vjerojatno možete naći vrijeme za sastanak koji funkcionira za sve, rezervirati konferencijsku sobu i taj sastanak dobiti na kalendaru koristeći samo Outlook. Trebam nešto jednostavnije i pomalo sam zaljubljenik u organizacijske alate, tako da mogu samo zamisliti kako bi se drugi mogli osjećati u pogledu Outlooka kao alata za zakazivanje.
Doodle.com je jednostavno rješenje. Jedna je od mojih najdražih web stranica za planiranje sastanaka i druženja. Doodle.com je besplatna web stranica i usluga koja zakazivanje čini jednostavnim poput stvaranja ankete. Pozovite ljude u anketu (slanjem URL-a ili pozivom izravno s Doodle-a) i oni provjeravaju koliko su dostupni na temelju izbora koje kreator ankete pruža. To je san o učinkovitosti.
Više o Doodleu potražite u mom intervjuu s osnivačem Doodlea, Michaelom Naefom, koji uključuje videozapis koji pokazuje kako Doodle djeluje.
Virtualni hosting hosting
Webex i GoToMeeting dvije su od najpoznatijih usluga virtualnih sastanaka koje, po mom iskustvu, uglavnom koriste ljudi čije tvrtke već imaju račun kod tog davatelja usluga. Plaćeni računi bilo su prepuni značajki, poput mogućnosti snimanja sastanaka, razgovora s drugim sudionicima, dijeljenja svega što se događa na nečijem zaslonu računala, povezivanja više web-kamera i još mnogo toga. GoToMeeting zahtijeva upotrebu instalirane aplikacije.
Webex nudi besplatan račun (GoToMeeting ne), ali dolazi s nekim strogim ograničenjima. Na primjer, samo jedna osoba može ugostiti sastanke, a maksimalni broj ljudi na sastanku je tri. Svi na sastanku trebaju koristiti VoIP jer telefonsko biranje nije podržano, a domaćin može dijeliti radnu površinu, bijelu ploču i dokumente, ali ne i programe ili bilo šta što radi na daljinu. Ako koristite neku od tih usluga, vjerojatno ćete želite platiti račun.
Join.me je još jedna popularna opcija za hosting virtualnih sastanaka. Kao i Webex, on ima besplatnu opciju, ali s labavim ograničenjima na ograničenja. Besplatni Join.me račun prihvaća do 10 sudionika u virtualnom sastanku, podržava dijeljenje zaslona i mogućnost dijeljenja kontrole (tj. Predaju nekih poslova hostinga drugom sudioniku).
MeetingBurner (besplatno; Pro računi od 39, 95 USD mjesečno) još je jedna opcija koja se pokreće u pregledniku i nije potrebna instalacija. S besplatnim računom možete održavati sastanke do deset ljudi, ali VoIP nije podržan - Skype ipak funkcionira i funkcionira unutar usluge.
Skype nije loš alat za održavanje određenih vrsta sastanaka, ali nije uvijek pouzdan kao neki drugi. Kao i kod ostalih alata, besplatni Skype račun dolazi s nekoliko ograničenja (nijedno dijeljenje zaslona nije veliko za sastanke i videokonferencije samo s jednom drugom osobom), ali to može biti zgodna opcija kada vam je potrebno da brzo imate zvuk nazovite s ljudima koji su rašireni po cijelom svijetu… i koji već imaju Skype račune.
Suradnja licem u lice
Većina gore spomenutih webinarskih alata olakšava internetsku virtualnu suradnju, ali kada su svi u istoj sobi i mogu razgovarati licem u lice, volim koristiti alate koji manje zahtijevaju upravljanje.
Google pogon (besplatan) je zgodan u uredu, jer više ljudi može ažurirati dokumente u stvarnom vremenu. Možete vidjeti kada netko drugi uređuje ili pregledava isti dokument koji ste otvorili. Google Drive, nažalost, nije idealan za mobilne uređaje. I dalje mi je mnogo lakše koristiti na prijenosnom računalu tijekom sastanaka, primjerice, putem iPad aplikacije Google Drive.
Asana je olujom zauzela svijet suradnje s izvrsnim internetskim alatom za upravljanje zadacima (i upravljanjem projektima). Izvrsna je usluga koja se koristi tijekom vaših radnih ciklusa i pokazuje njezinu vrijednost tijekom sastanaka za stvaranje novih zadataka, kao što su daljnje radnje dodijeljene ljudima na kraju sastanka.
Voditi bilješke
Evernote (besplatno do 45 USD mjesečno za premiju) je 800 kilograma gorila za bilješke i besno je koristim tijekom sastanaka. Volim da ima ugrađenu funkciju snimanja zvuka koja mi omogućava snimanje čitavog razgovora u slučaju da na to moram kasnije uputiti. Izvrsna je i na mobilnom uređaju za svojstvo fotoaparata. Snimite sliku s bijele ploče, prenesite je na Evernote, a čitav tekst na slici analizira OCR i postaje u potpunosti pretraživa.
Minutes.io (besplatan), dizajniran za izričite svrhu snimanja minuta sastanka, radi u pregledniku, ali radi i na mreži i izvan njega. Kad od vas zatraži da neočekivano uzmete službene bilješke za sastanak, minute.io brzo se pokreće i dobro funkcionira, dajući vam predložak za zadatak pri ruci.
