Organizirajte se: upravljajte digitalnim obiteljskim dokumentima

Ljudi se očajnički žele riješiti papira u svom životu. Digitalni arhivi imaju toliko mnogo prednosti. Možete ih učinkovito pretraživati. Možete sigurnosno kopirati elektroničke dokumente na više lokacija kako biste im mogli pristupiti bilo kada i bilo gdje. A dijeljenje digitalnih dokumenata s članovima obitelji, odvjetnicima i svima drugima koji su im potrebni mnogo je lakše od fotokopiranja ili faksiranja papira.

Ali prije nego što počnete skenirati djelo u svojoj kući i gurnuti sve svoje mjesečne račune i izjave na e-poštu, važno je razmisliti što ćete se nadati postići prelaskom na digitalni format, kao razne usluge koje vam mogu pomoći to će automatski automatizirati veći dio postupka. Također ćete htjeti znati što ta različita rješenja čine jer vam svatko daju vrlo različite rezultate. Hoćete li u konačnici biti zadovoljni tim rezultatima, uvelike ovisi o vašim izvornim ciljevima.

Usluge sinkronizacije datoteka (rješenje "uradi sam")

Možete prilično lako pohraniti i upravljati obiteljskim dokumentima putem interneta pomoću Dropboxa, Boxa, SugarSync ili bilo kojeg drugog rješenja za pohranu u oblaku, ali postoje prednosti i nedostaci ove metode.

Pros. Korištenje usluge sinkronizacije datoteka vjerojatno je jeftino (lako možete dobiti 5 GB besplatno) i krajnje je jednostavno za određene vrste dokumenata ( npr . Pojedinačne dokumente, a ne ponavljajući računi ili izjave), pogotovo ako već imate sinkronizaciju datoteka. postavljen račun. Usluge sinkronizacije datoteka nude značajke suradnje, tako da datoteke možete učiniti dostupnima drugima u vašoj obitelji ili vašem odvjetniku i tako dalje.

Kontra. Ako želite spremiti mjesečne račune i izjave na ovaj račun, to neće biti automatski. Morat ćete se svaki mjesec prijavljivati ​​na sve svoje račune i spremiti PDF lokalno u mapu za sinkronizaciju datoteka. Također nećete dobiti podsjetnike da poduzmete ovu akciju, još manje za plaćanje računa. Na kraju, morat ćete provjeriti sigurnost svoje odabrane usluge kako biste bili sigurni da će vaši dokumenti biti sigurni.

Zapravo, postoji problem za ove nedostatke i to je FileThis (trenutno u beta verziji). FileThis se povezuje s vašim internetskim računima i odbacuje sve važne dokumente u spremište na koje se povežete. Opcije uključuju Box, Dropbox, Google Pogon, Evernote, pa čak i svoje računalo.

Specijalne usluge: Usmjerene na financije

Postoji niz specijalnih usluga za pomoć u upravljanju dokumentima o kućanstvu bez papira, ali one služe malo drugačijim svrhama, pa je zaista važno razmisliti o tome što doista trebate učiniti.

Manilla (besplatno), na primjer, mrežni je račun koji možete postaviti tako da automatski vodi evidenciju svih vaših mjesečnih izvještaja, kao i da vas podsjeća da plaćate račune. Također ima urednu značajku koja vam omogućuje praćenje programa nagrađivanja, poput čestih letećih kilometara, i može vas natjerati da poduzmete mjere na račun prije isteka bodova. Manilla je izvrsna za ljude kojima je potrebna pomoć na vrijeme da plate račune ili one koji žele centralizirati sve te izjave davatelja usluga, ali ne čini se puno više od toga.

Doxo je sličan Manilli, prikuplja vaše izjave i račune, ali omogućuje vam i prijenos drugih važnih dokumenata o kućanstvu, što ga čini općenitijim digitalnim ormarom za podnošenje prijava. Sviđa mi se što Doxo kombinira automatizaciju pronađenu u Manilli s načinom "uradi sam" skeniranje i prijenos svih ostalih dokumenata. Nažalost, Doxo ima puno manje partnera nego Manilla, pa se ne može povezati s nekoliko glavnih pružatelja usluga, kao što su Chase Bank, Netflix, CapitalOne i nekolicina drugih velikih imena. Doxo ima jednu zanimljivu značajku koju Manilla nema: mogućnost izvoza prikupljenih dokumenata na drugo mjesto, poput Dropbox računa, pa ih možete sigurnosno kopirati.

Uredan, koji čini NeatDesk i internetski centar za pohranu NeatCloud (od 5, 99 dolara mjesečno), fokusiran je na pomaganje u skeniranju i prenošenju papirnatih dokumenata koji imate u svojoj kući. To je brzo i vrlo dobro u identificiranju porezne i financijske papirologije, a sve ostalo možete klasificirati i organizirati na račun temeljen na oblaku. No uredno ne nudi nikakvu automatizaciju za uvlačenje ponavljajućih dokumenata na način na koji rade Manilla i Doxo.

Specijalne usluge: Život fokusiran

TheDocSafe (5, 95 dolara mjesečno) ide u nešto drugačijem smjeru. Provodit će vas kroz dugački popis obiteljskih i osobnih podataka koje biste možda željeli centralizirati, uključujući puno stvari koje na početku možda nećete imati na papiru, poput podataka za kontakt u hitnim slučajevima. Nakon početnog postavljanja računa, vodit ćete se kroz ono što je u osnovi upitnik kako biste bili sigurni da obuhvaća sve dokumente koje biste mogli imati: Imate li dom? Jesi li oženjen? Imate li djece? Imate li posljednju volju i testament? Na svako od ovih pitanja možete unijeti odgovore i uploadati relevantne naslove, djela, potvrde i pravne dokumente.

Javont Vault je na neki način sličan, ali dizajniran je više kako bi vam omogućio da sve te detalje proslijedite korisniku kada umrete. Ipak, izvrsno djeluje na način da sigurno centralizirate mnoge važne obiteljske ili osobne papirologije i dok ste živi. Možete preuzeti popis svojih posjeda, navesti sve ID-ove i lozinke za prijavu na svoj mrežni račun i ostaviti detaljne bilješke voljenim osobama o tome što očekujete da rade sa svim tim podacima nakon što umrete. Javont Vault zaključan je brojem socijalnog osiguranja, tako da je ograničen samo na upotrebu u SAD-u.

Najvažniji dio? Predumišljaj

Najvažniji korak koji treba poduzeti prije digitalizacije i digitalnog organiziranja dokumenata o kućanstvu je da razmislite što želite učiniti ili koji problem trebate riješiti. Ako počnete bez papira, bez jasnog cilja ili rezultata na umu, vaši napori bi mogli biti izgubljeni, jer mnoga od dostupnih rješenja nude vrlo različite usluge.