Video: ORGANIZIRAJTE SA MNOM CIJELU KUĆU (Svibanj 2024)
? wmode = transparentno "Što želite znati o organiziranju?"
To je pitanje koje tako često postavljam svojim kolegama i prijateljima da dobiju ideje za ovu kolumnu. Posljednji put kada sam pitala više osoba je odgovorilo: "Kako da uopće započnem?"
Ako bih napisao početnički vodič za organiziranje, to bi rezultiralo jednim apsolutno bitnim savjetom: Raščlanite svoje projekte na manje dijelove.
Razbijanje cilja na manje ciljeve i svakodnevne zadatke presudno je za uspjeh. To rade svi organizirani ljudi, ali nisu svi članci savjeta eksplicitni. Mislim da to treba biti eksplicitno. Toliko je važno da ga ne biste trebali žmirkati.
Prava tajna organiziranja jest otkriti kako se naterati da poduzmete akcije koje su potrebne da se organizacija odvija i da nastavite dalje. Morate biti u stanju definirati radnje - i to je ono što sve ruši cilj.
Gdje započeti organiziranje
Prije nego što se možete organizirati, morate imati cilj.
"Želim biti organiziraniji" nije cilj. Pokušajte zamisliti ono što zapravo želite. Pokušajte to prenijeti riječima. I pokušajte te riječi učiniti pozitivnim i djelotvornim, a ne negativnim.
Recimo da se osjećate kao da vaša e-pošta izvan kontrole. Želite organizirati e-poštu.
Negativno definiran cilj: "Moja e-pošta nered je i ne želim je više tako."
Pozitivno definiran cilj: "Želim uvijek biti u mogućnosti brzo pronaći e-poštu kada mi zatreba."
Pozitivan i primjenjiv cilj fokusiran je na ono što želite raditi ("brzo pronađite e-poštu"). Cilj viđen negativnim nagibom samo vraća problem zbog toga što je vaša e-pošta neuredna i zbog toga niste zadovoljni.
Evo još jednog primjera:
Negativno definiran cilj : "Imam previše papira. Zasipavaju moj stol i izazivaju distrakcije, a mrzim ga." (Primjetite kako ne postoji jasna slika onoga što želite da se dogodi ili kako želite da se situacija promijeni.)
Pozitivno definiran cilj: "Želim minimalistički radni prostor koji će mi pomoći da se fokusiram. Želim iskoristiti svoje računalo i snagu OCR-a i pretraživanje biti učinkovitije u pronalaženju važnih dokumenata." (Primijetite naglasak na pozitivnim riječima, kao što su "fokus" i "učinkovito".)
Sasvim doslovno, morate zamisliti što želite i staviti to u pozitivne riječi, konkretne, djelotvorne riječi. (Pogledajte više savjeta za postavljanje i postizanje ciljeva.)
Kako dekonstruirati cilj
Kad jednom postignete cilj i izrazite ga riječima, morate ga dekonstruirati.
Jednostavan način dekonstrukcije cilja jest razmišljanje o onome što biste napisali na dnevnom popisu obaveza kako biste postigli cilj.
Nikada ne biste stavili na popis obaveza "Stvorite minimalistički radni prostor pogodan za fokusiranje." Umjesto da napišete:
- bistre krigle i šalice sa stola
- skeniranje radova u inbox
- razbiti skenirane papire
- ispravite računalne žice
(Ako ste malo izgubljeni u onome što stvari spadaju na popis obaveza, prvobitno ću osvježiti kreiranje boljih popisa obaveza.)
Primjer: Makeover Photo Makeover
Želim vam dati duži primjer kako razbiti veliki organizacijski projekt na manje dijelove kako biste u potpunosti naljutili kako se to događa.
Radila sam s kolegicom Stephanie na totalnoj preobrazbi digitalnih fotografija (o kojoj ću opširno pisati u budućoj kolumni). Ima tisuće fotografija raspoređenih na više računala i internetskih usluga pohrane, a želi ih samo organizirati.
1. Definirajte cilj. Prvi put kad smo sjeli da razgovaramo o projektu, pitao sam je: "Što želite? Koji je vaš cilj?" Zaustavio sam je prije nego što je uopće mogla odgovoriti. "Dozvolite mi da to preformuliram. Što želite raditi sa svojim fotografijama koje sada ne možete učiniti?"
Stephanie je u osnovi rekla da želi lako pronaći fotografije, bez obzira koji uređaj koristili.
2. Shvatite problem. Moje sljedeće pitanje bilo je sljedeće: "Sada kada tražite fotografiju, kako izgledate? Sjećate li se datuma ili ljudi na slici ili nekog događaja kad je fotografija snimljena?"
U stvari se postavljalo ovo pitanje: "Kakvo rješenje trebamo osmisliti tako da odgovara vašim potrebama?"
Rekla je da se obično sjeća svojih fotografija otprilike po datumu, kao što je "na faksu", ali ponekad i ljudi na fotografiji.
Razmotrili smo nekoliko mogućih rješenja, ali još se ništa nismo riješili. Često pomaže da se krene naprijed s nekoliko dijelova organizacijskog projekta, pa provjerite mijenja li se vaša definicija cilja što više naučite o problemu.
3. Odredite si male zadatke. Na temelju našeg sastanka, Stephanie je otišla s kratkim popisom zadataka. Izgledalo je ovako:
Ta su četiri zadatka bila stepen Stephanieinih "sljedećih koraka." Primijetite da je njen popis dugačak samo nekoliko predmeta. Lako bi mogla obavljati sve te zadatke u jednom danu ako se smanji, ili manje od tjedan dana ako radi jedan na dan.
4. Postavite rokove. Način da se slijede kroz jednostavne, kratke zadatke je postavljanje rokova. Volim koristiti aplikaciju za upravljanje zadacima, poput Awesome Note ili Any.do da bih pratio moje zadaće i dodijelio im rokove. Sa Stephanieinim projektom, ne znam daje li sama rokove, ali ima meke rokove na temelju kada odlučimo da ćemo se sastati sljedeći za nastavak projekta. Moja pretpostavka je da se naš sljedeći sastanak nalazi u njenom kalendaru i osjeća da je odgovorna za ono što je rekla da će učiniti.
Teško je to raditi
Ne osjeća se svako odgovoran prema sebi. Mislim da svi imamo strategije za stvaranje osjećaja odgovornosti, poput recimo nekome drugom za naše planove ili stavljanju novca da nešto ili nećemo učiniti. Sjećanje na zadatak nije teško. Samo pošaljite podsjetnik na svom pametnom telefonu. Teško je to raditi . Ako imate sitne zadatke koji su vrlo specifični, barem povećavate svoje šanse koje ćete provesti kroz njih.
Poslovica „svako putovanje započinje jednim korakom“ u potpunosti je istinita. Ili ako više želite, "Pojava je pola bitke" govori s istom namjerom. Morate si dati jasne i djelotvorne stvari koje trebate učiniti i razumnu količinu vremena za njihovo obavljanje. Inače nikada nećete toliko započeti.
