Video: Stworzyłam MAPĘ "KOD FARELL" w Brawl Stars! 😍 AKTUALIZCJA (Studeni 2024)
E-pošta uzrokuje ozbiljne probleme za našu produktivnost i za našu psihu. Preopća pretinac pristiže na umu. Vraćajući se iznova i iznova stvara više "posla o radu", kao što izreka kaže, što je vrlo neučinkovito i rijetko zapravo središnje mjesto u stvarnom poslu koji trebamo raditi. Ako vam to zvuči kao život, vrijeme je da očistite mapu s pristiglom poštom.
Moja metoda za održavanje zdravog odnosa s e-poštom oslanja se na vrlo male i konkretne radnje koje izvodim svakodnevno - pogledajte mojih 11 savjeta za upravljanje e-poštom. Drugim riječima, održavanje moje mape pristigle pošte nije jednokratni posao čišćenja. Ali što možete učiniti ako je pretinac pristigle pošte toliko grozan da ne možete prvo vidjeti ogromnu prepreku bavljenja tim problemom? U tom slučaju vrijeme je da sjednemo i prepravimo pretinac pristigle pošte.
Evo kako to učiniti.
Zaboravite na obradu svake poruke u pristigloj pošti. To se neće dogoditi, a neće biti velike isplate. Bolje je obaviti pometnju.
"Pomicanje" znači premještanje čitave gomile nereda u drugu. Postavite nekoliko novih mapa u svom programu e-pošte i dodijelite im imena po godini, tromjesečju ili mjesecu (isključujući tekuću godinu, tromjesečje ili mjesec; tj. Još uvijek ne stvarajte mapu "2013"), ovisno o vašem statusu inbox i kako ste skloni razmišljati o vremenu. Na primjer, možete stvoriti ove mape:
- 2010
- 2011
- 2012
Ili možda imate:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Razlog zbog kojeg nećete stvoriti mapu za tekuću godinu, tromjesečje ili mjesec jest taj što će vaša mapa pristigle pošte za sada biti "trenutna" mapa.
Zatim sortirajte ili izvršite pretraživanje, ovisno o programu e-pošte koji koristite, kako biste izolirali sve poruke iz određenog razdoblja i masovno ih premjestili u odgovarajuću mapu.
Što god vam preostane u pristigloj pošti - to su poruke za koje se zapravo možete brinuti oko obrade, možda danas, možda sutra, ali vjerojatnije je da će to biti malo po malo u narednih par dana. Ne želite odjednom preuzimati previše.
Sve su vaše stare poruke i dalje prisutne - samo su skrenule. Možda ćeš se jednog dana suočiti s njima, ali kladim se da nećeš. To je jedan od najgorih problema e-pošte. Mislimo da ćemo se zaobići da čitamo, odgovaramo ili reagiramo na drugi način na toliko poruka, ali to nikada ne činimo. Deturanje vam omogućuje da ih izbacite s puta, a da ih se zapravo ne riješite. Stoga možete i dalje vjerovati da ćete jednog dana moći obraditi sve poruke e-pošte iz 2012. (iako vjerojatno nećete).
Pogledajte videozapis o tome kako proći u Gmailu.
Korak 2. Izdvojite
"Zamah" se brine za poruku koju već imate, ali ne čini ništa za poruke koje će se pojaviti u bilo kojoj sekundi. Tako da nakon što primite ulaznu poštu koja se ne guši, morate stvoriti neke filtre ili druge načine da se automatski dijeli naprijed.
Jedan od načina za to je korištenje različitih računa e-pošte u različite svrhe, a ne jedan za sve. Zapravo imam četiri različita računa e-pošte koje redovno koristim: jedan za posao, jedan za osobnu komunikaciju, jedan za kupovinu putem interneta (gdje čuvam primitke, pratim pakete, dobivam upozorenja o bankarskoj i elektroničkoj prijavi poreza) i jedan za ono što zovem " starudija." Moj račun za smeće zapravo nije za smeće u najstrožem smislu. To je adresa koju koristim za prijavu na biltene ili nove internetske usluge koje želim isprobati, ali u konačnici nisu važni. Drugo ime ove vrste sadržaja je Graymail. Nije baš neželjena pošta, jer ste to zatražili i željeli. Ništa što je kritično za misiju ikad ne ulazi u taj neželjeni račun, tako da ako to ne provjerim nekoliko dana, nije velika stvar. Ja također rijetko otvaram račun za smeće ili račun za kupovinu dok radim, tako da me nikad ni iz vida ne iskušava.
Drugi način da postignete isti učinak je kroz mape i automatizirano sortiranje. Ovo je posebno koristan način upravljanja biltenima i dnevnim ponudama. Outlook.com je prilično sofisticiran u tom pogledu, i Gmail je prilično dobar u tome.
Bilo da postavite filtre i mape ili započnete gurati biltene i potvrde o kupovini na drugu adresu e-pošte, ovaj korak treba neko vrijeme. Vjerojatno će vam trebati 30 minuta do sat vremena da postavite osnovnu metodu odjeljaka.
Korak 3. Izbrišite
Nadamo se da je ono što je ostalo u vašoj pristigloj pošti samo djelić onoga što je bilo prije. Sljedeće bih pokušao izbrisati sve što jednostavno nije važno. Ovaj korak može potrajati neko vrijeme, ali ne bih gubio previše vremena na njega.
Skenirajte poruke u pristigloj pošti, a kada se spustite na onu koju ćete izbrisati, pokušajte sortirati pretinac pristigle pošte prema pošiljatelju i vidjeti postoje li druge poruke te iste osobe koje vrijedi izbrisati. Često mi stižu višestruke e-poruke za praćenje od jedne osobe koje kažu isto, a sve bi trebale biti na bloku sjeckanja.
Izbrišite koliko god možete, a da se ne zapriječite sadržajem bilo koje poruke. Ako niste sigurni u poruku, samo je za sada ostavite na miru.
Brisanje mi je važno jer predstavlja prepuštanje. Ako poruka nije bitna i ne sadrži kritične podatke, brisanje je znak da više nikada ne moram o njoj razmišljati. Mentalno me oslobađa obveze koju e-mail predstavlja.
Možda biste također željeli stvoriti mapu nazvanu "Kasnije" u koju šaljete poruke koje i nisu baš bitne, ali za koje se i dalje imate neke psihološke vezanosti. Ovo su poruke s kojima se namjeravate baviti "kasnije". Po mom iskustvu, "kasnije" poruke su obično smeće koje još nisam bio spreman pustiti u promet.
Fantastična usluga pod nazivom SaneBox (6 USD mjesečno) zapravo će skenirati vaš ulazni spremnik i automatski gurnuti nevažne poruke e-pošte u novu mapu koja se zove "@SaneLater". Na testiranju SaneBoxa otkrio sam da je učinio nevjerojatan posao identificiranja onoga što je važno, a ne bitno.
Korak 4. Razvijte sustav, pretvorite ga u navike
Sa upravljivom ulaznom poštom i osnovnom strukturom koja je uspostavljena za slanje e-pošte, sada vam je potreban sustav za podnošenje e-pošte - osim osnovnog pravila "e-poruke koje se odnose na članke iz lipnja 2013. idu u mapu 1306_JUN", ali kada ćete je staviti njih tamo? Koliko često ćete ih gledati? Što ćete učiniti s porukama prije njihovog slanja?
Ovaj je korak najteži jer traži od vas da stvorite pravila i razvijete navike za njihovo dugoročno pridržavanje. Pravila koja stvorite trebaju biti izričita. Trebali biste ih moći artikulirati. Ali ne moraju biti savršeni ili apsolutni. U redu je ako s vremena na vrijeme skrenete s njih. Želite sustav koji oprašta loš dan tu i tamo, onaj koji vam omogućuje da se lako odskočite ako skliznete.
Da bih vam dao predstavu o tome kako se pravila ponašaju, evo nekoliko mojih pravila za obradu e-pošte.
Izbriši brzo. Ako e-pošta ne zahtijeva radnju, uključujući ponovno čitanje ili arhiviranje kao referencu, odmah je bacim. Brisanje poruka brzo razvijam u naviku tako što svakog jutra prvo skupno obrišem. Kad stignem za svoj radni stol, obrišem se onoliko poruka koliko smatram prikladnim u jednom naletu. Obično je to oko 60 posto mojih novih nepročitanih poruka.
Odgovorite na kritične poruke odmah ili ih čuvajte u pristigloj pošti. Ako je e-pošta kritična - znači da zahtijeva hitnu akciju ili dubinsko čitanje, a možda i odgovor - odmah djelujem na nju ili je ostavljam u pristigloj pošti dok ne postupim po njoj, obično u roku od dana ili dva. U pristigloj pošti može ostati najviše mjesec dana. Nakon mjesec dana, moram djelovati na tome. To je rok.
Datoteka do kraja dana. Ako poruka sadrži informacije koje su mi potrebne, ali ne zahtijevaju trenutne radnje, treba je premjestiti u odgovarajuću mapu (ili pohraniti lokalno na radnu površinu) do kraja dana - ili na kraj tjedna ako sam stvarno zauzet, Petak popodne očistite u inboxu. Petak popodne, dajem sebi 10 do 20 minuta da razvrstam sve što se nalazi u pristigloj pošti i možda djelujem na stavke za koje nije potreban dugotrajan odgovor. Kad napustim ured, trebao bih biti u stanju vidjeti duljinu ili dva bijelog prostora na dnu (soba koja se ponovo može napuniti tijekom vikenda).
Pogledajte dno pristigle pošte. Iz dana u dan, ovo je pravilo kod kojeg živim na najosnovnijoj razini: uvijek pogledajte dno pristigle pošte. Za razliku od Inbox Zero, cilj mi je da ne primim više primljenih poruka nego što mogu vidjeti na ekranu. Jednostavno je. To je praštanje. Fleksibilan je. To je razuman i dostižan cilj. I nije potrebno puno da se ovo pravilo dosljedno slijedi. To se ponaša kao navika u tome što sam jednom kada sam počeo ciljati da vidim dno svoje mape pristigle pošte, postao podsvjesni cilj.
Dugoročno rješenje za upravljanje e-poštom
Sva organizacija se svodi na pravila, a linč koji drži pravila zajedno su navike. Navike su način na koji provodite pravila. Ako je pravilo na kraju dana ispraznjeno smeće za e-poštu, navika je da uvijek kliknete desnim klikom da biste ispustili smeće prije nego što napustite program e-pošte (ili ako postavite svoj program za e-poštu da automatski izbriše smeće pri prestanku gašenja). Ako je pravilo da uvijek odgovarate na e-poštu svog šefa do kraja dana, navika će možda automatski sortirati poruke od svog šefa u posebnu mapu i provjeravati tu mapu svaki dan u 16:00.
Dobro i učinkovito upravljanje e-poštom odnosi se na sustav koji koristite, a ne na softver koji koristite. Aplikacije, značajke i dodaci mogu vam pomoći u rješavanju specifičnih problema s e-poštom, ali ako ih ne sadrži sveobuhvatniji sustav pravila ili metoda ugrađivanja navika, neće se dugoročno isplatiti.
