Organizirajte se: očistite gmail kontakte

"Gdje je adresar?"

To je jedno od najčešćih pitanja koje novi Gmail korisnici postavljaju. Ako puno ljudi ne može pronaći svoje Gmail / Google kontakte, bolje biste vjerovali da sustav nije nevjerojatno intuitivan ili jednostavan za upravljanje. (U ovom članku koristim Google kontakte i Gmail kontakte naizmjenično, jer su doista ista stvar.)

Čak i ako znate da područje Gmail-a u vašem Gmailu postoji, velika je vjerojatnost da je to katastrofalno područje neidentificirane adrese e-pošte i, možda, čak i telefonskih brojeva, svi grubo grupirani kao Ostali kontakti.

Moj poslovni Gmail račun imao je više od tisuću unosa u grupi Ostali kontakti. Odlučio sam da je to neprihvatljivo, pa sam počeo čistiti svoje Gmail kontakte. Ovdje ću podijeliti što sam učinio, što sam naučio i nekoliko alternativnih rješenja koja preporučujem korištenje ako se ne želite brkati s neredovitim Gmail kontaktima.

Ta posljednja opcija, koristeći u potpunosti nešto drugo, je zapravo ono što preporučujem. Čišćenje Google kontakata zahtijeva mnogo ručnog rada, posebno ako imate tisuće "drugih" kontakata. Postoji toliko sjajnih aplikacija i usluga za upravljanje kontaktima koji stvarno dobro funkcioniraju i povežite se izravno na svoj Gmail račun ako biste voljeli ići tom rutom.

5 Činjenice o Gmailu / Google kontaktima

Gmail kontakti djeluju drugačije od većine ostalih upravitelja kontakata, tako da poznavanje nekoliko osnovnih načela može vam biti od velike pomoći. Evo pet činjenica koje bi mogle baciti na neki uvid:

• Kako do vašeg Gmail adresara? Skriven je ispod velike pošte u gornjem lijevom dijelu sučelja. Kliknite na Mail i vidjet ćete padajuću opciju za Contacts. Ili se prijavite na Google i idite na google.com/contacts.
• Kada odgovarate (uključujući "odgovor svima") ili prosljeđujete e-poštu, Google automatski dodaje svakoga i sve osobe iz niti na vašu listu kontakata, osim ako niste isključili ovu značajku. Uz to, ako koristite Android uređaj, vaši Google kontakti mogu sadržavati i popise telefonskih brojeva koje ste pozvali, ovisno o tome kako je vaš račun konfiguriran na uređaju.
• Google kontakti imaju alat za spajanje, ali ne radi uvijek i ne izgleda onako kako biste očekivali (o tome više kasnije).
• Google Kontakti izvlače podatke o klasifikaciji i s Gmaila i s Google+ (od grupe i krugova), ali se ne sinkroniziraju, iako se ponekad čini kao da bi trebali.

Sada ćemo ući u nekoliko savjeta i savjeta za čišćenje Google kontakata.

Čišćenje Google kontakata

Razumijevanje grupa kontakata u odnosu na krugove

Nakon što uđete u Google kontakte (ponovo kliknite logotip pošte u gornjem lijevom kutu i odaberite Kontakti), prvo mjesto na koje ćete obratiti pažnju nalazi se na popisima koji se pojavljuju na lijevoj traci.

Kao što možete vidjeti na mom računu, imam nekoliko glavnih odjeljaka: Moji kontakti, Krugovi, Naj kontaktirani i Ostali kontakti. Moji kontakti i krugovi imaju podgrupe. Broj u zagradama nakon naziva grupe ukazuje koliko je ljudi u toj grupi.

Moji kontakti su ljudi iz Gmaila koje sam dodao kao kontakte. Krugovi su podaci o ljudima koje poznajete i pratite na usluzi Google+ i nemaju nikakve veze s e-poštom. Kada pogledate popis ljudi iz Gmail kontakata (upotrijebite traku pretraživanja, na primjer, da biste pronašli svakoga po imenu Smith), također možete vidjeti jesu li ti ljudi u bilo kojem od vaših Google+ krugova, jer se te informacije pojavljuju pravo na njihova imena. Postoji određeno preklapanje između grupa kontakata i krugova, ali ne mnogo, iako se ljudi iz vaših krugova u potpunosti pojavljuju u vašim Google kontaktima.

Zbunjeni još?

Najviše kontaktirani su prvih 20 ljudi s kojima ste razmjenili najviše e-poruka, čak i ako ste šutjeli nit. Drugim riječima, osobe koje e-poštom ne morate biti najpotrebnije, niti su one nedavne, kao što je pogled na cjelokupnu povijest e-pošte. Vaša bivša osoba iz prije tri godine još uvijek bi se mogla vrlo dobro uvrstiti u top 20.

Posljednja grupa "Ostali" su svi ostali s Gmaila (i eventualno vašeg Android uređaja, kao što sam već spomenula) s kojima ste ikada kontaktirali.

Pronađi i spoji

Po mom mišljenju, najbolji smjer akcije je početak pronalaženjem dvostrukih kontakata u vašoj grupi Drugi kontakti (ili u svim Google kontaktima ako još nemate podskupine) i spajanjem istih.

Kliknite Drugi kontakti, a zatim odaberite Više na vrhu stranice, a na padajućem izborniku odaberite Pronađi i spoji duplikate. Pojavit će se sažetak koji vam omogućuje pregled detalja o mogućem spajanju prije nego što prihvatite akciju. Provjerite kroz ovaj popis uobičajena imena koja zapravo mogu biti dvije različite osobe.

E sad, ako je taj popis nevjerojatno, neodoljivo dug, trebate otkazati i ponovo pronaći funkciju pronalaska / spajanja na manjoj podskupini kontakata. Možete jednostavno odabrati drugu podskupinu s te lijeve tračnice ili pretražiti, poput pretraživanja po domeni (npr., Potražiti sve adrese e-pošte s pcmag.com). U svakom slučaju, dat ćete pregledniji dio potencijalnih duplikata za pregled. Ponovite po potrebi.

Pogledajte službene Googleove upute za pronalaženje i spajanje kontakata za više pojedinosti.

Dodijelite ljude grupama, dodajte detalje

Neposredno ispod tog unosa za Ostale kontakte vidjet ćete Nova grupa. Ako želite razvrstati kontakte u različite grupe, ovo je sljedeće područje Google kontakata koje bi trebalo privući vašu pažnju.

Da biste nekoga imali u bilo kojoj grupi, morate ih popisati i u Mojim kontaktima. To je upravo tako.

Za dodavanje ljudi u grupe, upotrijebite gumb s ikonom na tri glave. Odatle je prilično nerazjašnjeno, ali za detalje potražite Googleove upute za uređivanje kontakata.

Još se ne prodaju u grupama koje su zaista vrijedne, jer sam ih koristio samo u ograničenom stupnju, ali mogao sam predvidjeti neke scenarije u kojima bi oni mogli biti korisni. Na primjer, jedna grupa koju sam stvorio su rukovoditelji Tech Company. Ako ikad budem s rokom i očajnički želim ponuditi ponudu, sigurno bi mi pomoglo znati tko je u tehnološkoj industriji s kojom sam se izravno povezao (za razliku od povezivanja putem PR firme) u prošlosti.

Da imam neograničeno vrijeme (tko to radi?) Ozbiljno bih zavrsio dio "bilješki" pojedinaca. Kliknite bilo kojeg pojedinca na popisu kontakata i možete dodati uobičajene podatke adresara, plus fotografiju i bilješke.

U moj osobni Gmail račun bilo bi korisno dodati detalje za PR profesionalce, jer njihove adrese e-pošte, pa čak i prethodna komunikacija, ne pomažu mi uvijek da shvatim predstavljaju li tvrtku ili proizvod koji trebam istražiti.

Isključite funkciju automatskog dodavanja

Ako nakon pregledavanja popisa Ostali kontakti shvatite da je to uglavnom bezvrijedna adresa (općenite adrese i slično), preporučio bih isključenje funkcije automatskog dodavanja.

Idite na ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu i odaberite Postavke. Ostanite na kartici Općenito i pomaknite se prema dolje da biste pronašli "Stvori kontakte za automatsko dovršavanje" (dva su ispod slike vašeg profila).

Zanimaju vas druge aplikacije i usluge?

Recimo nakon što pročitate ove podatke, vi odlučite da jednostavno ne upotrebljavate Google kontakte. Ne mogu te kriviti. Evo još nekih mjesta za čuvanje vašeg adresara pomoću kojih možete automatski uzimati i dodavati podatke iz svojih Google kontakata.

LinkedIn i LinkedIn kontakti. Pravi problem koji vidim kod upravljanja vlastitim adresarom je taj što je teško ažurirati podatke. Ne bih trebao biti odgovoran za ažuriranje vašeg radnog mjesta i adrese e-pošte kad mijenjate poslodavce. To je na tebi, prijatelju. I zato volim LinkedIn kao adresar. Mnogo je lakše imati ažurirane podatke ako su svi vaši kontakti odgovorni za održavanje.

LinkedIn djeluje prilično dobro jer vam pomaže u pronalaženju kontakata i njihovih osnovnih podataka, ali posebna aplikacija pod nazivom LinkedIn Contacts ide malo dalje tim linijama.

Ako svoj LinkedIn račun povežete s Gmailom, internetska stranica za profesionalno umrežavanje preporučit će „ljude koje možda poznajete“ na temelju podataka koje pronađe u Googleu. Neki to stvarno mrze, ali to bi moglo biti korisno, ovisno o tome koliko je gnjavan vaš LinkedIn račun.

Sa bočne strane, također imate mogućnost izvesti svoje LinkedIn kontakte, a zatim ih uvesti u Gmail.

iOS kontakti. Ako ste korisnik iPhonea ili iPada, možda biste htjeli sinkronizirati Google kontakte sa svojim iOS uređajem tako da možete koristiti Appleovu aplikaciju Kontakti kao svoj primarni adresar. Upute su malo drugačije za korisnike Google Appsa.

EasilyDo i iOS. Drugi način upravljanja vašim iOS kontaktima je pomoću aplikacije EasilyDo i njene nove (plaćene) značajke pod nazivom Catch All Contacts. Kada pokrenete Uhvatite sve kontakte, EasilyDo pregledava posljednje dvije godine e-pošte za podatke o kontaktima iz tijela poruka i sprema ih u svoju aplikaciju iOS kontakti. Iako je aplikacija EasilyDo besplatna, ova značajka košta 39, 99 USD (jednokratno) po računu e-pošte. Nažalost, značajka nije dostupna za Android korisnike. o lakoći za iPhone i EasilyDo za Android u njihovim preporukama.

Cloze. Web aplikacija i aplikacija za mobilne uređaje Cloze objedinjuje sve mape pristigle pošte, kao i vaše feedove društvenih medija te povlači i neke zanimljive podatke o vašim kontaktima. Nije baš upravitelj kontakata, ali podržava dobar stari Gmail. Cloze može prepoznati ljude koji su vam važni (tako da možete pojačati njihov ego dopadanjem njihovih postova na Facebooku), kao i ljude s kojima gubite kontakt. Kao što rekoh, nije baš aplikacija za upravljanje kontaktima, ali je prilično uredna za uvid u vaše kontakte na Gmailu, Yahoo Mailu, Twitteru, Facebooku i drugim mrežnim računima.

Više savjeta o upravljanju kontaktima potražite u odjeljku Organiziranje: 7 načina automatske organizacije kontakata. A kada budete spremni preuzeti Gmail pretinac, potražite 30 Gmail savjeta koji će vam pomoći da osvojite e-poštu.