Organizirajte se: odaberite pravi skener za kretanje bez papira

Ako radite na organiziranju i čišćenju digitalnog života, zasigurno ste radili na strategiji za stvaranje papira. Vjerojatno ste također otkrili da to nije tako lako kako zvuči. Određene vrste papira, kao što su pojedinačni dokumenti i potvrde, dovoljno su jednostavne za digitalizaciju bilo kojim starim skenerom. Ali unesite hrpu od 63 posjetnice s vaše posljednje konferencije ili kutiju starih recepata koje želite skenirati, izrezane iz časopisa ili još uvijek vezane knjigama, a bavite se posve drugačijim problemom, jednim koji možete ne rješavam se istim starim skenerom.

Nije posao za vaš MFP

Kod kuće, na primjer, imam šestogodišnji višenamjenski pisač i ravni skener. Zamišljam da i mnogi drugi ljudi posjeduju nešto slično. Za jednokratne zadatke, poput digitalizacije mog najnovijeg primitka od okulista za podnošenje zahtjeva za zdravstvenu zaštitu, djeluje u redu.

Ali nije brzo. A funkcija uvlačenja nikada nije radila dobro, tako da ne mogu skenirati hrpe papira. Uz to, monstruoznost u boji kita koja uzima ogroman trag na mojoj ormarici (nikad nisam našao bolje mjesto za to).

Kad su uređaji klimavi, ružni i nepouzdani, ne koristimo gotovo onoliko koliko bismo mogli. Čisti čin napajanja njih osjeća se kao gnjavaža. Ako želite skenirati svoj put do života bez papira, stvarno vam je potreban skener koji volite i ugrađen posebno za pomoć u vođenju života bez papira.

Specijalni skeneri

Srećom, postoji čitava kategorija skenera (i aplikacija koje idu s njima) upravo u tu svrhu. Kompaktni su i učinkoviti te mogu podnijeti razne poslove skeniranja s kojima se često susreću kućni korisnici i vrlo male tvrtke.

Iako ne volim svoj nezgrapni MFP, danas sam potpuno zaljubljen u neke skenere na tržištu. Oni su u svijetu bolji u skeniranju od mog šestogodišnjeg MFP-a i brzi su također. Također, neki skeneri povoljno izvoze vaše skene na mjesta koja ih zapravo želite zadržati, poput Dropboxa, Evernotea i drugih usluga pohrane u oblaku - umjesto u zadanu mapu na računalu sa sustavom Windows ili Mac.

U posljednje vrijeme eksperimentiram s dva skenera koja su mi stvarno zapala u oči. Obje su idealne za kućnu upotrebu, a mogle bi biti i dobra podloga za neke male tvrtke. Oni su skener NeatDesk i Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat zapravo ima noviji model nazvan NeatConnect koji ima dodirno sučelje, ali osobno sam poznatiji od drugog modela.)

Fujitsu ScanSnap

Ono što mi se sviđa kod Fujitsu ScanSnap-a je način na koji vam omogućuje izvoz svega što skenirate u Evernote, Dropbox, Google Drive, e-poštu (kao privitak), SugarSync i druga mjesta na koja biste najvjerojatnije završili s povlačenjem konačnog rezultata.

Skenirao sam snop posjetnica (stvarno mrzim posjetnice) i poslao ih sve u Evernote, gdje bih ih brzo zabio u bilježnicu nazvanu Kontakti i na odgovarajući način označio, napomenuo i na drugi način upravljao njima. Neke su posjetnice različite debljine papira i različitih širina, ali skener nije štucao. Ovo je snaga korištenja skenera koja će vam pomoći da ostanete bez papira.

Pomoću ScanSnapa ustanovio sam da sam ih morao okretati i imenovati, kad sam uveo skenere posjetnica u Evernote. (Evernote može, međutim, izvršiti OCR na svemu što skenirate, čineći tekst pretraživanjem iako je slika.)

Moj najdraži aspekt ScanSnapa, međutim, je taj što se presavija kako bi se smanjila količina prostora koju zauzima. Drazesno je.

NeatDesk

U međuvremenu, NeatDesk je izvanredno rješenje ako se želite potpuno kupiti u urednom okruženju. Kada koristite rješenje za pohranu u oblaku, NeatCloud i mobilnu aplikaciju Neat, pored jednog od tvrtkinih skenera, stvarno se postižu čvrsto zbijeni rezultati. Uredno okruženje čini mnogo za automatsko razvrstavanje obrazaca na koje skenirate - posebno poreznih dokumenata. Međutim, za NeatCloud komad morate plaćati mjesečnu naknadu, a cijene počinju od 5, 99 dolara mjesečno.

NeatConnect, koji sam koristio samo nekoliko puta, ima sučelje dodirnog zaslona koje vam, poput ScanSnapa, omogućuje slanje dokumenata izravno u spremnike za oblak pohrane, kao što su Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive i Evernote.

Praktičnost je ključna

NeatDesk bio je jedan od prvih skenera koje sam ikada koristio, a bio je usredotočen na pomoć kućanstvima i malim poduzećima da ostanu bez papira, a ja sam impresioniran time koliko brzo usisava i ispije hrpe papira. U uložak možete umetati razne papire, jer postoje mjesta za dokumente, potvrde i posjetnice, a stroj jednostavno jednostavno sve obrađuje.

ScanSnap je podjednako snažan i impresivan. Volim kad mogu jednostavno zaviriti u dokumente i vjerujem da će ih dobro dizajnirani strojevi s lakoćom hraniti kroz skener.

Uredan automatizira još nekoliko stvari od ScanSnapa, kao što su rotirajuće slike. No ScanSnap dolazi s softverom koji možete koristiti za postizanje istih rezultata, a u nekim slučajevima to čini i mnogo više. Moj je paket uključio ABBYY Fine Reader, jedan od najmoćnijih OCR programa koji postoji. Također dolazi s Adobe Acrobatom, za obavljanje svih vrsta stvari s PDF-ovima koje uvijek morate učiniti, ali ne mogu s besplatnim Adobe Readerom.

Oboje su vrlo sposobni, sveukupno. Ako vam se događa da znate puno o skenerima, vjerojatno želite znati da ScanSnap djeluje malo drugačije od većine ostalih skenera jer ne koristi standardne upravljačke programe. O tome možete malo pročitati u PCMagovom detaljnom pregledu ScanSnap Evernote Edition, koji je prilično sličan iX500. Ali ako imate manje tehničke sklonosti, sve što trebate znati je da djeluje brzo, izgleda sjajno na zaslonu i šalje skenirane dokumente tamo gdje želite da idu.

Smisao vožnje do kuće je sljedeći: Ako želite otići bez papira i učiniti da je bez papira dio vašeg načina života, potreban vam je uređaj koji ne mrzite. Mora izgledati dobro. To mora brzo raditi, staviti svoj bivši papir negdje gdje ga možete lako pronaći i pokrenuti pretraživanja po sadržanom tekstu. Iako koštaju nekoliko stotina dolara, specijalizirane skenere vrijedi kupiti ako ste posvećeni tome da idete bez papira. Vaš MFP jednostavno neće smanjiti.