Organizirajte se: 5 koraka do produktivnijih radnih dana

Vjerojatno znate da biste mogli bolje iskoristiti svoje vrijeme na poslu. Ali kako to učiniti?

Nekoliko je trikova biti produktivniji, a pet koraka opisanih u nastavku objasnit će vam kako točno doći.

Nije lako. Da biste uistinu bili produktivnija osoba, morat ćete gajiti navike, a ne oslanjati se na brzo popravak. Ali postoje neke stvari koje možete učiniti kako biste sebi pomogli da pokupi te nove navike. Otkrićete i da postoji mnogo mobilnih aplikacija, softverskih programa i tehničkih usluga koji vam mogu pomoći voditi ka produktivnijem radnom danu.

1	Mapirajte svoj ciklus produktivnosti

Najvažnije što možete učiniti kako biste povećali produktivnost na poslu je prvo upoznati se s vašim ciklusom produktivnosti. Svatko ima vremena tijekom dana kada se može usredotočiti i druga vremena kada im pažnja propada. Iako svatko ima svoje najbolje sate za obavljanje posla, "kod većine ljudi najproduktivniji sati su prva stvar u danu - ne kada se prvi put probudite, već relativno rano", kaže Dan Ariely, ekonomist ponašanja i profesor na Dukeu Sveučilište. Ariely ima veliko zanimanje za otkrivanje načina korištenja mobilnih aplikacija za osobno poboljšavanje. "Na primjer, " dodao je, "raditi e-poštu ujutro obično je rasipno jer su minute ujutro dragocjenije." Nisu sve minute jednake.

Otkrivanje razdoblja visoke i niske produktivnosti ili visokog i malog kapaciteta, kako ih Ariely radije naziva, prvi je korak tada iskorištavanje tih dragocjenih, minljivih minuta.

Iako mnogi misle da znaju koja doba dana im je u najboljem i najgorem slučaju, ne boli provjeriti. RescueTime je daleko najbolji alat koji sam pronašao za utvrđivanje vašeg ciklusa produktivnosti. RescueTime je mala desktop aplikacija koja bilježi koje programe koristite i koje web stranice posjećujete tijekom dana, a koliko dugo. Klasificira one različite aplikacije i web mjesta (vrlo produktivne, produktivne, neutralne, ometajuće ili vrlo ometajuće) i generira izvještaj o tome kako provodite svoje vrijeme. Na primjer, web stranice na društvenim mrežama su "vrlo ometajuće" po defaultu. (Možete preklasificirati bilo koje web mjesto i programe ako zadane vrijednosti nisu tačne za vas.) Također možete puno reći o svom ciklusu produktivnosti gledajući koliko često mijenjate zadatke.

Preporučujem korištenje RescueTimea najmanje tjedan dana prije nego što analizirate svoje izvješće. Pokušajte ga koristiti bez promjene normalnog ponašanja. Poanta nije biti model zaposlenik tjedan dana. To je da shvatite kada su vam prirodni trenuci za visoki i mali kapacitet.

Kada imate neke podatke, pogledajte doba dana kada ste proveli dobar dio vremena (40 minuta ili više) na jednom, vrlo produktivnom zadatku. Sada potražite doba dana kada ste bili manje produktivni, brzo se prebacujte između različitih zadataka ili trošite dugo razdoblje na odvlačenje pažnje.

Na primjer, u mom fokusu sam najviše između 9:00 i 11:00, a onda se moja produktivnost smanjuje. Obično sam jako rastrojena oko ručka. Ponekad, ali ne uvijek, popodne imam još jedno jako produktivnost, ali nije pouzdano.

Sljedeći je korak saznanje što učiniti s tim informacijama.

2	Promijenite svoju rutinu

Jednom kada znate svoj produktivni ciklus, trebali biste promijeniti svoju rutinu kako biste je uklopili.

Na primjer, počnite zakazivati ​​sastanke za doba dana kada imate niži fokus. Sastanci rijetko zahtijevaju da budemo u najboljem redu. Tako, na primjer, napravite naviku da nikad ne zalazite na jutarnje sastanke ako su jutra vaša produktivna vremena.

Suprotno tome, bavite se svojim najvažnijim zadacima usredotočenim tijekom dana kada vam je um u najboljem redu. Često ne zakazujemo najvažniji posao. Do nje stižemo samo kad možemo. To je u redu, sve dok to čini navikom raditi tijekom doba dana kada se zaista možete usredotočiti.

Uvidjevši kako većina ljudi može obavljati zadatke visokog fokusa ranije, naviknite se pokretati samo one programe koje koristite za te zadatke tijekom svojih sati najveće produktivnosti. Na primjer, ako e-pošta nije baš produktivna za vas, nemojte je otvarati. Samo nemojte ni pokretati program. Ako zaista trebate provjeriti svoju e-poštu, pogledajte mapu s pristiglom poštom na mobilnom telefonu ili tabletu, a zatim je odložite kako biste se mogli vratiti zadacima koji stvarno zahtijevaju vašu pažnju.

Što ako se velik dio vašeg visokog produktivnog rada dogodi u pregledniku, ali i tamo su vaši najveći gubitnici vremena? Postoji nekoliko trikova za minimiziranje ometanja ove vrste. Za početak možete aktivnu karticu prebaciti u način preko cijelog zaslona. To će vam pomoći da ostanete s trenutnim zadatkom. Također možete instalirati dodatke i proširenja za preglednike koji vas zaključavaju od web lokacija koje odredite. Moj omiljeni zove se StayFocusd za Chrome. Više preporuka možete pronaći u mom članku o tome kako ostati fokusiran.

3	Preispitajte svoj dan, svakodnevno

Još jedna izmjena u vašoj rutini: Učinite naviku da uvijek pregledavate svoj dan prije nego što počne. Prvo pogledajte svoj kalendar i svoju listu obveza kako ne biste bili uhvaćeni bez čuvanja na sastanku koji ste zakazali prije dva tjedna. Bilo da je riječ o vašoj prvoj šalici kave ili dok putujete na posao, ako imate jedan jedini trenutak (a to bi trebao biti svaki dan svaki dan da to postane navika) pregledati svoje planove za cijeli dan, zaista je važno.

Stvaranje nove navike pregledavanja svakodnevnog dana lakše je reći nego učiniti. Jedna mobilna aplikacija koja vas može podsjetiti je Any.Do, koja ima značajku koja se zove AnyDo Moment. AnyDo Moment svira ugodan ton i gura obavijest u isto vrijeme svakog radnog dana govoreći vam da je vrijeme da pregledate svoj dan. Aplikacija zatim navodi sve na vašem kalendaru i popisu obaveza i pita vas želite li je zadržati na rasporedu ili je premjestiti na neki drugi dan.

4	Raspored rasporeda

Odmorite se. I ne samo jedna pauza za ručak. Um vam se treba osvježiti ako ćete postati najproduktivnija osoba koju možete biti.

Veliki sam ljubitelj pratilaca aktivnosti za fitness, a jedna od karakteristika u nekoliko njih koje volim je tihi alarm. Možete postaviti alarm koji uzrokuje da vaš fitness bend vibrira u određeno doba dana, tiho. Volim ga postaviti oštro u 16:00, kad znam da bih trebao napraviti pauzu, mislim da mi treba ili ne. Čak je i samo ustajanje sa stolice u šetnji kuhinjom i ispiranje šalice kave dovoljno da se malo pogledam od zaslona računala.

Neki alati za praćenje aktivnosti također imaju upozorenja o praznom hodu. Ti alarmi uzrokuju vibriranje pratilaca ako sjedite mirno neko vrijeme, obično jedan sat. Dizajnirani su da podsjećaju na ustajanje i kretanje, ali mislim da su podjednako vrijedni i kao podsjetnici da prestanu raditi na dvije minute i predahnu. Možda biste željeli instalirati i stanku, lagan program koji vas podsjeća na pauze i čak vas može zatvoriti iz računala na kratko vrijeme da bi to stvorio problem. Naš omiljeni je Mac aplikacija pod nazivom TimeOut Free.

Još jedan dobar za Windows, Mac i preglednike naziva se Focus Booster.

5	Pojedinosti o završetku dnevnog boravka

Zamislite da vam dan ide samo plivajući. Zatim 16:40 hitovi. Pokušaš ostati zauzet. Osjeća se kao da vječnost prolazi! Zatim ponovo pogledate na sat, i… 4:42 je

Koliko često gubite tih posljednjih 20 minuta na kraju dana? Koliko sati iznosi mjesec dana? Koliko vremena trošite na web stranice na društvenim mrežama ili slanje poruka?

Obucite tu naviku tako što ćete sastaviti nekoliko zadataka za kraj dana. Pokušajte im učiniti nešto što volite raditi, ali to bi se moglo smatrati zauzetim radom. Neki primjeri uključuju:

• podnošenje papira
• praćenje starih poruka e-pošte
• izbacivanje predmemorije vašeg računala
• brisanje povijesti preglednika
• uzvratne telefonske pozive
• brišući prašinu i mrvice sa stola, tipkovnice i monitora.

Ako imate kratki popis opcija prije vremena za zadatke koje možete obaviti na kraju dana, vjerovatnije je da ćete jedan od njih zapravo obaviti. Napravite bilješku u svom kalendaru ili čak samo ostavite ljepljivu bilješku kraj svog stola s nekoliko ideja koje će vam poslužiti kao podsjetnik. Dođite u 16:45 u petak, vaše će oko vjerovatno lutati prema njima. Dodatna sredstva