Organizirajte se: 5 inventivnih namjena za dropbox u poslu

Mala poduzeća često gravitiraju uslugama skladištenja u oblaku, poput Dropboxa, jer pružaju veliku vrijednost - ali samo ako ih poslovanje u najvećoj mjeri iskoristi.

Evo pet pametnih načina korištenja Dropboxa u vašem poslu.

1. Koristite Dropbox Like Server; Promicanje transparentnosti

Možda je najočitiji način korištenja Dropbox-a u poslovnom okruženju kao alternativa zajedničkom poslužitelju. Pogotovo za mala poduzeća, trošak Dropbox Business računa može biti puno niži od kupovine internog poslužitelja i angažiranja osoblja za njegovo održavanje.

Korištenje Dropboxa kao poslužitelja, bilo da se radi o FTP poslužitelju ili zajedničkoj mreži s priloženom pohranom, omogućuje ljudima da se rukuju istim datotekama kako bi mogli surađivati ​​i imati bolji nadzor verzija. Može postati središnje mjesto za pohranu priručnika o kodnom ponašanju, informacija o pogodnostima i vodiča za stil, uz uobičajene datoteke koje se odnose na posao koji zahtijeva suradnju.

Ako vaše poslovanje želi promovirati kulturu transparentnosti, stavljanje drugih vrsta poslovnih dokumenata na raspolaganje svim zaposlenicima putem Dropboxa, poput financijskih izvještaja i prezentacija predstavljenih investitorima ili članovima uprave, mogao bi biti odličan korak u pravom smjeru.

2. Dijelite putopisne putopise; Držite ih izvan mreže na mobilnim uređajima

Vlasnici poduzeća i zaposlenici koji često putuju možda će morati dijeliti itinerere s drugim uredima. Oni se mogu osloniti na drugu osobu koja će im rezervirati putovanje. Postavljanjem mape za putopisne putopise, imaju pristup svi koji trebaju znati gdje se nalaze ili pojedinosti o putovanjima suradnika.

Štoviše, putem mobilne aplikacije Dropbox putnik može označiti svoje relevantne rute kao "favorite" kako bi ih učinio dostupnim izvan mreže, tako da su dostupni i na udaljenosti od oko 30 000 stopa. (Ako ste osoba koja je odgovorna za rezervaciju tuđeg putovanja, zamislite koliko bi ovo rješenje moglo biti jednostavnije od toga da putniku pošaljete kopiju puta svaki put kad je on ili on ne može pronaći, stalno se događa nesumnjivo..)

3. Prikupljajte faksove

Ponekad, da bih stekao predstavu o tome kako tvrtke koriste različit softver i usluge, posjećujem tvrtke i intervjuiram ih što rade. Prošle godine, dok sam razgovarao s Vertom (mobilna svjetski marketinška i reklamna agencija), suosnivač Kevin Planovsky objasnio mi je kako njegova tvrtka prikuplja faksove u skladište pohrane u oblaku - Vert zapravo koristi Box, umjesto Dropbox, ali postavljanje podržava bilo - korištenjem HelloFax-a.

Svaki put kad netko pošalje faks, HelloFax digitalni izlaz postavi u određenu mapu na Dropbox ili Box. Vrlo je korak dalje povezivanjem Podio alata za upravljanje radnim mjestom sa sustavom. Svaki dolazni faks automatski stvara zadatak u Podiou poručuje Planovskom i njegovom suosnivaču da pregledaju prijenos.

4. Dijelite medije s kupcima, klijentima i partnerima

Jedna od ogromnih prednosti korištenja Dropboxa je ta što sa velikom fleksibilnošću možete odlučiti želite li dijeliti datoteke samo s vašim internim timom ili s kupcima i suradnicima. Tamo gdje vidim vanjsko dijeljenje Dropbox datoteka najviše je na web lokacijama restorana, koje svoje jelovnike često čine dostupnim putem javne Dropbox veze.

Razmislite o poslu malog restorana. Izbornik se može mijenjati svakodnevno. To je okruženje visokog stresa koje ne radi na puno uredske opreme. I ne moraju svi zaposleni biti tehnički pametni. Ako restoran zadržava dnevni dnevni izbor kupcima putem Dropboxa (umjesto, recimo, web stranice), zaposlenik može vrlo lako baciti PDF dnevnog izbornika u odgovarajuću mapu koju kupci mogu vidjeti, a HTML kodiranje nije potrebno. Poveznica s web stranice restorana do mjesta jelovnika na Dropboxu uvijek će biti ista, tako da nema gužve i gužve.

Drugi uobičajeni način na koji tvrtke koriste Dropbox je suradnja s partnerima na projektima posebno vizualne prirode, poput redizajna web stranica. Spremanjem konceptualne umjetnosti i maketa u Dropbox sve ih uključene strane mogu pregledavati bez potrebe za slanjem velikih datoteka.

Jedna napomena: Linkovi za Dropbox Business račune imaju ograničenje propusnosti od 200 GB dnevno. Ako vaš račun dosegne ograničenje, vaše veze automatski se (ali samo privremeno) obustavljaju. Dropbox kaže da će obavijestiti administratora Dropboxa putem e-pošte kada se ovaj problem dogodi, ali u međuvremenu, svako ko pokuša pristupiti vezama, vidjet će stranicu pogreške umjesto vaše datoteke.

5. Ispitajte vještine kandidata za posao

Kandidati za posao u određenim oblastima, poput programiranja i pisanja, obično testiraju tijekom postupka prijave. Zašto ne proširiti ovu ideju testiranjem računalnih vještina i sposobnosti kandidata da slijede upute tražeći od njih da učitaju određene dokumente u jednu od vaših mapa u Dropboxu?

Nakon što kandidat prođe početni pregled i nalazi se u fazi intervjua, možete ga pozvati u zajedničku mapu i pružiti upute o tome što želite učitati, kao što su životopis, uzorak za pisanje, dio programskog koda, umjetničko djelo, videozapisi - vi dobiti ideju. Dajte svojim kandidatima precizne upute kako imenovati datoteku, njenu maksimalnu veličinu i tako dalje kako biste vidjeli kako lako i brzo mogu dovršiti aktivnost. A ako ovaj test ogleda u redovitim praksama vašeg poslovanja, kandidat dobiva rani ukus o poslovanju tvrtke. (Dobio sam ovu ideju od organizacije koja se zove Nyaya Health. Tim za zapošljavanje koristi sličan test za potencijalne zaposlenike, samo uz alat za suradnju i upravljanje zadacima Asana, umjesto Dropboxa.)