Organizirajte se: 10 strategija za bolji i učinkovitiji popis obveza

Koliko je učinkovit vaš popis obaveza? Da li vam pomaže da isplanirate svoj dan? Pomaže li vam prioritet? Ili se radi o neprestanom popisu stvari za koje se osjećate krivima što još niste učinili, a što sada vjerojatno nećete učiniti?

Dobra lista obveza ima moć ne samo oblikovati vaš dan, već i usmjeriti vašu pozornost na ono što vam najviše znači. Zapisom svojih zadataka učinkovito razgrađujete svoje veće ciljeve na više upravljivih dijelova. Tjedni zadatak čišćenja papira koji su se nakupili na vašem stolu mogao bi vam pomoći da postignete veći cilj da ostanete organizirani i ostanete bez papira. Čak i popis za kupovinu namirnica može ukazivati ​​na veći cilj jesti dobro ili kuhati više doma.

Kada naučite kako napraviti učinkovit popis obveza, možete držati svoj um bolje prilagođen istinskim ciljevima. Dobar popis obaveza trebao bi vam dati smjernice, a ne ispuniti vas strahom. Evo nekoliko savjeta za izradu boljih popisa obveza.

1. Odaberite aplikaciju Pravo obavljanje za vas

Prvi korak u pravljenju boljeg spiska je odlučivanje gdje ga čuvati. Nema ništa loše u tome što imate papirnati popis obaveza. Ako vam uspije, super. Umjesto toga, postoji mnogo razloga što je zaista dobra aplikacija s popisom obaveza bolja:

• To-do aplikacije imaju ugrađene podsjetnike.
• Digitalne popise je lakše uređivati ​​nego papirne, tako da možete prilagoditi svoje prioritete i po potrebi pojasniti svoje zadatke.
• Ne možete izgubiti digitalni popis spremljen u oblak. Ako niste prirodno organizirana osoba, to može biti ključna korist.
• Različiti prikazi u aplikaciji za zadatak omogućuju vam da vidite samo zadatke koji su trenutno relevantni.
• Aplikacije za popis obveza mogu biti suradničke; možete dodijeliti zadatke drugim ljudima i biti obaviješteni kada ih izvrše.
• Možete odabrati aplikaciju s popisom obveza sa značajkama koje vas motiviraju, bilo da je to lijep dizajn ili zabavan doživljaj.

Postoji ogroman broj aplikacija na popisu obveza. Možete izgubiti produktivnost čitavih dana istražujući sve aplikacije za upravljanje zadacima koje se pojave u pretraživanju u bilo kojoj trgovini aplikacija. Nakon što sam testirao mnoge od njih, najviše ih preporučujem:

• Todoist
• Any.do
• asana
• Stvari

Nekoliko drugih aplikacija koje su u određenim okolnostima sjajne su Google zadaci (za integraciju s aplikacijama G Suite), Microsoft To-Do (ako koristite Microsoft Office ili Windows 10), Habitica (ako vam se sviđa gamifikacija) i Omnifocus (za one koji svojim zadacima dodaju puno detalja). Međutim, postoji toliko mnogo drugih. Ako nijedan od ovih vas ne zanima, pitajte svoje prijatelje (posebno one koji su organizirani) što oni koriste. Isprobajte nekoliko i odaberite onu koja vam se sviđa i koja vraća vaše podatke u oblak da nikad ništa ne izgubite.

Ako vam je potrebna pomoć pri praćenju zadataka, jer se čini da su oni u tijeku ili u čekanju, aplikacija kanbanove ploče, poput Trello-a, može vam poslužiti bolje od tradicionalnog popisa obaveza.

2. Napravite više od jednog popisa

Vrlo malo ljudi ima samo jedan popis obaveza. Napravite popis obveza za posao i zasebni za osobne zadatke. Možda ćete imati zajednički popis kućanskih poslova, neki dan popis u koji pišete stvari koje želite raditi, ali nisu hitne, i još mnogo toga.

Imati više popisa pomaže vam usredotočiti se. Kad ste na poslu i spremni ste za neke zadatke povezane s radom, ne želite da vas ometa činjenica da morate isprazniti rođendansku tortu na svoj slobodni dan.

Sve izvrsne aplikacije omogućuju vam stvaranje više popisa. Započnite s nekoliko jednostavnih i očitih, kao što su:

• Raditi
• osobni
• domaćinstvo

Možda za vas ima smisla imati Projekt A i Projekt B, a ne općenitu listu rada. Što još trebate? Uvijek možete naknadno promijeniti popis.

3. Dodajte nove zadatke što je brže moguće

Kad vam novi zadatak iskoči u glavu, zapišite ga na svoj popis obaveza što je brže moguće. Ako vaša zadaća ima neku vrstu prečaca na tipkovnici za dodavanje novog zadatka, naučite to. Ako vaša aplikacija ima prečac za mobilni telefon, podesite je.

Kad dodate zadatke na svoj popis obveza čim pomislite na njih, možete spriječiti da na njima prebivate. Jednom kada je to zapisano, više ga ne trebate pamtiti.

4. Odredite datume

Kada zadatak ima rok, dodajte ga na svoj popis obveza. Rokovi vam pomažu da odredite prednost.

Nije svaki zadatak u stvarnom životu težak i brz rok, da bi ga primio na svoju listu obveza. Dodijelite datum zadacima kad god otprilike znate kada mislite da možete to obaviti.

Ovo je na snazi ​​iz dva razloga: Prvo, većina zadataka omogućuje vam da vidite što slijedi „danas“, „sutra“ i „ovaj tjedan“, bez obzira na popis na kojem se nalazite. Dakle, možete vidjeti sve što trebate “ danas "preko popisa rada, osobnog popisa i tako dalje. Drugo, davanjem zadataka u roku, učinkovito planirate svoj tjedan, što je izvrsna strategija upravljanja vremenom.

5. Svakodnevno revidirajte

Započnite svaki dan bacivši pogled na vaš popis obaveza za dan i procjenjujući da li je to razumno. Zatim ga revidirajte. Ako danas imate previše zadataka i znate da ih nećete uspjeti dovršiti, postavljate se na neuspjeh.

6. Ograničite se između tri i pet dnevnih zadataka

Prosječno dan odjavim između tri i pet zadataka. Ako sam nehotice zakazao 12 zadataka za dan, znam da ih neću dobiti do svih, što znači da im moram dati prednost i promijeniti rokove dospijeća. Ako uočim ovaj potencijalni problem prije nego što započne moj dan, mogu se prilagoditi, a ne osjećati se stresom zbog svih onih zadataka koje sam namjeravao obaviti, a koje nisam.

Koje je ograničenje dnevnog zadatka? Ovisi o tome koje ćete zadatke zapisati i koliko ih je teško obaviti. S vremenom, ako pratite koliko zadataka odlazite svaki dan - najbolje aplikacije koje obavljaju za vas - naučit ćete svoj maksimum. Kad spoznate svoj maksimum, možete ograničiti svoje dnevne zadatke na prihvatljiv broj.

7. Zapišite zadatke, a ne ciljeve ili ciljeve

Ono što pišete na vašem popisu obveza je važno. Popisujte popise zadacima, a ne ciljevima. Da biste to učinili, morate znati razliku između to dvoje.

Ciljevi su postignuća velike slike ili željeni ishodi. Obično ih je teško kvantificirati. Primjer je "postati tečni na hindiju." Stavljanje na popis obveza ne bi bilo vrlo učinkovito.

Ciljevi su označivači na putu do postizanja cilja. Puno je lakše zbuniti ih sa zadacima jer su ciljevi specifičniji i mjerljivi. Primjer cilja može biti "razgovarati na hindskom jeziku o mojim najdražim filmovima".

Pa koji su zadaci? Zadaci su radnje koje poduzimate kako bi postigli neki cilj. Razbiti cilj i imate svoje zadatke. Vrlo često se radi o pojedinačnim događajima, mada se mogu ponoviti. Zadatak bi mogao biti "naučiti tri nova hindska glagola" ili "učiti 30 minuta."

Zadaci - a ne ciljevi ili ciljevi - spadaju u popis obaveza.

8. Ciljeve i ciljeve držite odvojene

Definiranje ciljeva i ciljeva važan je dio sastavljanja boljih i učinkovitijih popisa obveza. U savršenom svijetu zadaci koje obavljate prvenstveno su slijeđenje vaših ciljeva. Ako ne, zašto gubite vrijeme na to? Morate znati koji su vam ciljevi, ali ne trebaju vam na vašem popisu obaveza.

Zapišite svoje ciljeve negdje drugdje. Ako vaš popis obveza sadrži odjeljak bilješki, stavite ih tamo. Ako vodite dnevnik, možete upisati svoje ciljeve i revidirati ih kvartalno ili godišnje. Povremeno se obratite svojim ciljevima, ali ne dopustite da vas odvrate od konkretnih stvari koje danas trebate učiniti.

9. Često pregledavajte svoj popis obaveza

Učinkovit popis obaveza vodi vas tijekom cijelog dana. Pogledajte to početkom tjedna kako biste isplanirali svoje vrijeme. Pogledajte na početku dana kako biste revidirali svoj plan za dan. Pogledajte to nakon ručka kako biste znali na što se još trebate usredotočiti ostatak dana. Kad se osjećate izgubljeno u nekom zadatku ili vam je potrebna predah, potražite na svom popisu obaveza nešto malo i jednostavno s čime se u međuvremenu možete pozabaviti.

Što više gledate svoj popis, više ćete mu vjerovati. Što više vjerujete u njega, manje se morate sjetiti koje zadatke morate obaviti. Što se manje morate sjetiti, više ćete se osloboditi uma da se usredotočite na zadatak koji je pred vama.

10. Učinite svoj popis obveza preglednim

Ako često pregledavate vaš popis obaveza - a mislim da bi i trebali - brzo ćete shvatiti koliko je korisno vidjeti što vam treba na prvi pogled, a ne dubokim čitanjem.

Za pisanje zadataka koristite uski jezik ili kraticu. Mnoge aplikacije imaju ocjene prioriteta ili zvjezdice koje možete dodati kako biste istaknuli ključne zadatke. Zadatke u boji označite u boji ako to pomaže. Primijenite ikone koje vam daju više informacija o tom zadatku, primjerice je li potreban telefonski poziv ili je povezan sa zdravstvom. Bez obzira koliko brzo pregledavali svoj popis obveza, trebali biste biti u mogućnosti prikupiti puno informacija o onome što trebate učiniti.

Srce produktivnosti

Veliki popis obveza je u središtu osobne produktivnosti. Rado je naći aplikaciju i postupak za upravljanje zadacima koji radi za vas. Odjavljivanje stavki na vašem popisu daje vam osjećaj postignuća i ključni je element organiziranja. Pouzdan sustav obavljanja obaveza čini život lakšim i manje stresnim.