Organizirajte se: 10 projekata digitalnog čišćenja za novu godinu

Ako ste se isticali zbog stalne potrebe da reorganizirate sve svoje digitalne fotografije ili zato što koristite istu lozinku za sve svoje internetske račune i znate da je to loša ideja (jeste), zašto ne biste izdvojili neko vrijeme Novo Godine da se vaše patke zaredom?

Novogodišnje rezolucije tradicionalno govore o prekidu loših navika ili pokretanju novih, pozitivnih navika, ali vjerujem da je novogodišnji dan idealno vrijeme za rješavanje organizacijskih projekata. U nekim kulturama, novogodišnji je dan vrijeme da napravite potpuno "proljetno čišćenje", očistite smeće, odgurnete kauč sa zida da usisavate i obrišete podnožje. Možda nećete pokvariti toliko znoja čisteći svoj digitalni život, ali to može biti jednako korisno.

Evo deset popularnih digitalnih projekata čišćenja s kojima biste se trebali pozabaviti na dan Nove godine i nekoliko savjeta kako ih riješiti.

1. Dosegnite Nulu nula

Ako ste sanjali o cjelodnevnom sprintu čišćenja e-pošte, 1. siječnja mogao bi biti vaš sretan dan.

Ovisno o tome koliko stotina ili tisuća e-poruka trebate obraditi, preporučujem nekoliko različitih taktika.

Jedno je obaviti "pometnju". To je najlakši i najučinkovitiji način da se nered obrađuje skupno i nađete sretno početno mjesto za stvarno bavljenje poštom. Slijedite moje upute za brisanje pristigle pošte ovdje. (A ako "zero inbox" zvuči kao nedostupan broj, pucajte samo na jednu stranicu poruka. To je jasniji cilj.)

Druga opcija koju preporučujem svima koji prime puno neželjene pošte koju jednostavno ne trebaju vidjeti je korištenje SaneBox-a, koji košta oko 6 dolara mjesečno. Kada pokrenete 14-dnevno besplatno probno razdoblje SaneBoxa (nije potrebna kreditna kartica - woo hoo!), Vidjet ćete kako brzo analizira nebitnu e-poštu iz pristigle pošte kako biste se lakše usredotočili na ono što je važno. SaneBox nije dobro rješenje za ljude koji očekuju primanje puno neželjene pošte od, recimo, potencijalnih novih klijenata ili kandidata za posao.

2. Odjavite se s popisa e-pošte

Ako ste ukrotili poštu pristigle pošte, htjet ćete je zadržati na taj način.

Pritisnite taj gumb "odjavite", postavite filtre za bilten i marketinšku e-poštu i naučite kako od suradnika odustati od niti e-pošte (to je gumb "zanemari" u programu Outlook i obavezno pročitajte o tome što radi i naučite ga mudro koristiti).

Međutim smanjite neželjenu e-poštu, imajte na umu da će posao koji obavljate sada trajati dobro u budućnosti.

Ako postavite vlastita pravila za filtriranje poruka, održavat ćete potpunu kontrolu, ali to bi moglo potrajati i dugo vremena, osim ako ne upotrebljavate uslugu e-pošte s vrlo korisnim ugrađenim alatima za filtriranje Outlook.com i Hotmail izuzetno korisne značajke.

Ako biste radije dobili neku pomoć, RemoveMe za web-poštu funkcionira tako da tipku "odjavite" pravo u pregledni prikaz vaših poruka pa ih ne morate otvarati da biste sišli s popisa pošte.

Automatizirana opcija smanjenja pretplatničke pošte je korištenje Unroll.me, usluge koja vam pomaže ili da se odjavite od pretplate ili objedinite marketinšku poštu u jedan zbir.

3. Konsolidirajte digitalne fotografije

Možda sanjate kako biste radili na totalnoj preobrazbi za organizaciju fotografija. Morat ćete objediniti svoje fotografije na jednoj usluzi (npr. Preuzeti sve svoje fotografije na Facebooku ili Instagram slike i dodati ih u, recimo, Flickr ili Dropbox ili vanjski tvrdi disk), kao i dodati odgovarajuće oznake i naslove za izradu slika lakše ih je pronaći i kasnije dijeliti.

Još važnije, budite sigurni da ste postavili na posao novi tijek rada za budućnost. Postavite pravila za način na koji ćete pravovremeno dodavati fotografije na središnju lokaciju svaki put kad snimate nove slike i tijekom istog postupka prijenosa napravite neke izmjene (obrezivanje, brisanje loših snimaka, dodavanje oznaka i naslova).

4. Pratite svoj rad na poslu

Većina ljudi želi biti produktivnija i bolja u svom poslu nego što je trenutno. Ostajem produktivan i kontroliram svoj posao zapisujući što sam učinio i što ću raditi. Za praćenje koristim vrlo jednostavne proračunske tablice, iako postoji mnogo sjajnih alata za samostalni i suradnički rad, Asana je samo jedan.

Kad prijavite svoje zadatke, i one u tijeku i dovršene, daje vam jasnu sliku onoga što morate učiniti, kao i što ste napravili, što dolazi u obzir kad trebate nešto opravdati na poslu, kao što je zahtjev za dodatnim zahtjevom resursi ili promocija.

5. Ažurirajte svoje lozinke

U moje vrijeme pisanja za PCMag.com, savjet broj o tehnologiji koji je broj jedan svima je "Pronađi upravitelja lozinki!" Oni će vam olakšati život i pomoći u očuvanju vašeg identiteta. Osim toga, mnogi od najboljih upravitelja lozinki su besplatni.

Jednom kada imate upravitelja lozinki, možete ažurirati sve svoje lozinke i učiniti ih jedinstvenim i teškim za bilo koga. Nedavno sam očistio gotovo 200 lozinki u pet 30-minutnih sesija. Dopustite mi da kažem, mir zbog kojeg sam se izvukao iz njega je vrijedio truda.

6. Očistite sustav vašeg računala

Ako ne znate kako očistiti računalo, ne brinite. Ne morate. Sve što trebate učiniti je instalirati mali dio softvera (a neki potpuno dobri su besplatni) i dopustite mu da posao prilagodi sustav za vas. Najbolji alati za podešavanje automatski će, a ponekad i u roku nekoliko minuta, učiniti da vaš stroj i njegovi programi ponovno rade brže.

Odvojite 10 minuta novogodišnjeg dana za odabir uslužnog programa za podešavanje i zahvalit ćete se cijelu godinu.

7. Ažurirajte sliku profila

Imam teoriju da dosljedna upotreba jedne slike profila na web lokacijama društvenih medija i ostalim mrežnim računima može pomoći jačanju vaše osobne marke. Sigurno da se svi ne brinu za takve stvari, ali vlasnici malih tvrtki, mediji i profesionalci u zabavi, a svi koji su zainteresirani za poticanje svog profesionalnog života mogli bi imati koristi od toga.

Volim ažurirati fotografiju na mrežnom profilu otprilike jednom godišnje (i ja sam to i učinio). Početak ili kraj godine čine jasan i nezaboravan trenutak za obavljanje ovog zadatka.

8. Preuređivanje aplikacija za pametne telefone ili pločice sustava Windows 8

Ovaj je digitalni posao čišćenja tako jednostavan da ga možete obaviti u krevetu dok visite tijekom novogodišnjeg dana: reorganizirajte svoj pametni telefon ili Windows 8 aplikacije.

Većina ljudi zna što želi od njihove aplikacije aplikacija, ali nemojte se toliko zaokupiti u grupiranju aplikacija na odgovarajući način da zaboravite jednostavne trikove, poput prioriteta „vrućih točaka“ (onih područja na kojima se lagano lebde prsti) uzastopnim redoslijedom.

Pogledajte moje savjete za organiziranje iPhone aplikacija i savjete za organiziranje pločica sustava Windows 8 za više.

9. Digitalizirajte stare poreze i papirologiju

Posjedovanje papira i skeniranje svih vaših papira mogao bi biti višednevni zadatak, ali možete ga učiniti i ostvarivijim fokusiranjem na samo jednu vrstu papirologije, poput starih poreznih prijava ili računa.

Ako i dalje imate porezne prijave na papiru, odvojite od 45 minuta do sat vremena da sortirate i skenirate u PDF datoteke u vrijednosti zadnjih nekoliko godina, obrnutim kronološkim redoslijedom. Ako se ikada budete trebali odnositi prema njima, vjerojatno će vam trebati posljednji, a ne stariji.

10. Predajte se Kalendaru ili To-Do App

Sjajan projekt za novogodišnji Dan je usvajanje jednog kalendara ili aplikacije za upravljanje zadacima koju ćete se obvezati koristiti. Ako imate poteškoća u održavanju kartica na danim obećanjima, idealan ste kandidat. Odaberite jednu kalendarsku ili obaveznu aplikaciju i držite se nje. Nova godina je savršeno vrijeme za početak nove aplikacije, tako da ne brinite o premještanju svih starih obaveza i zadataka na novu uslugu. Samo se potpuno posveti novom.

Sviđa mi se Google kalendar jer se lako sinkronizira sa skoro svim drugim klijentima kalendara. A za upravljanje zadacima osobno koristim Awesome Note, ali postoje mnoge divne aplikacije za posao s različitim snagama i slabostima.