Ne povlačite hilariju: 6 stvari koje trebate znati o vašim pravima na radnu e-poštu

Jednostavno ne mogu prizvati energiju da budem ogorčen zbog skandala s e-poštom Hillary Clinton. Ostali se, naravno, osjećaju drugačije. Nemojte krivo shvatiti moju blamažu za nekakvo slijepo partizanstvo - radije, moja ravnodušnost proizlazi iz lošeg slučaja skandaloznog umora. Čini se da je neki političar uvijek samo učinio nešto što ljude s kablovskim vijestima stavlja na ruku; malo je u novinama, a onda se ništa ne desi, osim ako netko ne uključi slike u smeće.

A ovo se tiče pravila e-pošte ? Imam snažnu nezainteresiranost za ovu priču.

Međutim, kad se kaže, digitalna privatnost na radnom mjestu zapravo je nešto o čemu bi barem trebali razmišljati. I ne samo visoki ljudi u svjetlu reflektora, već i svi mi. U stvari, ta pitanja vjerojatno utječu na nas mase radnog dana puno više od powerbrokerattija. Ako Hillary zbog toga ne postane predsjednica, bit će najtužniji boo-hoo milijunaš u Chappaquau. Ako izgubite posao zbog e-poruka koje ste poslali, vjerojatno ćete se naći u daleko nesigurnijoj situaciji.

Započnimo ovu raspravu prvo priznavanjem sljedećeg: Kao zaposlenik sklopili ste ugovor o iznajmljivanju svog mozga i tijela tvrtki u zamjenu za plaću. Vaš HR odjel može pokušati obložiti tužnu činjenicu odraslog života besplatnom kavom u pauzi ili prigodnim „Taco utorak“, ali vi ste u osnovi samo zamjenjivi alat koji vaša tvrtka koristi za stvaranje proizvoda ili pružanje usluge. Stoga je u interesu vaše tvrtke da izvučete što više svojih alata (tj. Vi). A to često ima oblik praćenja vašeg digitalnog ponašanja.

Nažalost, ne postoji puno univerzalnih teških pravila u pogledu privatnosti i zaposlenja. To je zbog toga što postoji neuredan dio preklapajućih zakona na saveznoj, državnoj i lokalnoj razini, od kojih su mnogi osmišljeni i kodificirani mnogo prije nego što je itko uopće bio svjestan što je "e-mail".

Stoga se može iznijeti nekoliko univerzalnih izreka i sudovi imaju tendenciju da odlučuju ovisno o slučaju, na "vrlo specifičan način", kaže Sachin S. Pandya, profesor prava na Sveučilištu u Connecticutu, koji je pomogao istaknimo šest općih načela o korištenju digitalne komunikacije na radnom mjestu (samo imajte na umu da se aspekti ovog zakona još uvijek aktivno razvijaju).

1. Nemojte reći ništa zbog čega biste mogli dobiti otkaz zbog e-pošte tvrtke.

Kao općenito pravilo, poslodavac ne može namjerno pristupiti digitalnim komunikacijama kada opravdano očekujete privatnost. Ali zapitajte se jesu li vaša očekivanja o privatnosti u skladu s onim zakona.

Jedno mjesto za koje biste vjerojatno trebali očekivati ​​praćenje je kad koristite e-poštu tvrtke. Ako koristite računalo koje je izdalo tvrtka za pristup e-pošti tvrtke pohranjenoj na poslužiteljima tvrtke, ne biste trebali očekivati ​​privatnost. Sve te komunikacije u osnovi su vlasništvo vašeg poslodavca.

"Sudovi također traže ono što piše u politici vaše tvrtke za e-poštu pri odlučivanju da li opravdano očekujete privatnost za svoju e-poštu", rekao je profesor Pandya. "Na primjer, važno je ako ta politika jasno kaže da radnici ne mogu koristiti računalna poduzeća za osobne aktivnosti e-pošte i da će ih nadzirati."

Ako je nešto od toga za vas vijest, nadamo se da niste poslali e-poštu o nečemu o čemu ne biste željeli da vaš šef sazna.

2. Osobni računi e-pošte na trećim poslužiteljima zaštićeni su, čak i ako im pristupite na računalu tvrtke u vlasništvu.

Ako koristite računalo svoje tvrtke za provjeru vaše privatne, zaštićene lozinkom e-pošte (tj. Onu koja živi na trećem poslužitelju kao što je Gmail), to je vjerojatno zaštićeno. "Postoji federalni statut - Zakon o pohranjenim komunikacijama (naslov II. Zakona o privatnosti elektroničkih komunikacija) - koji zabranjuje vašem poslodavcu (i drugima) da namjerno pristupaju toj e-pošti bez vašeg dopuštenja", objasnio je Pandya. "Mnogo je sudskih slučajeva u kojima su zaposlenici pristupali privatnoj e-pošti putem računala tvrtke, a poslodavac je želio nadzirati te aktivnosti."

Profesor je pokazao na Pure Power Boot Camp v. Warrior Fitness Boot Camp. "U ovom konkretnom slučaju, zaposlenik je napustio tvrtku i pokrenuo suparničku tvrtku za fitnes. Vlasnik tvrtke Pure Power koristio je poslovni laptop tvrtke kako bi pristupio računu bivšeg zaposlenika… Hotmail račun, jer je ostavio podatke o svom korisničkom imenu i zaporci pohranjene na Poslodavac je ušao u Gmail račun zaposlenika jer su mu Gmail korisničko ime i zaporka poslani na njegov Hotmail račun ", rekao je Pandya.

Uz to, poslodavac je pristupio zaposlenoj novoj poslovnoj e-pošti ispravnim nagađanjem da je lozinka ista kao i ostale adrese e-pošte (što nikad ne biste smjeli raditi ). "Sud je utvrdio da su te e-poruke neprihvatljive jer im se pristupalo bez odobrenja bivšeg zaposlenika što krši Zakon o pohranjenim komunikacijama."

3. Poslodavci ne mogu zahtijevati da im zaposlenici (ili potencijalni zaposlenici) omoguće pristup svojim računima na društvenim medijima.

Koliko god želite znati da li se vaš trenutni ili potencijalni zaposlenici nadovezuju na bilo kakve šenenigane u slobodno vrijeme, vi - u sve većem broju jurisdikcija - nećete moći tražiti ili zahtijevati od njih da vam omoguće pristup njihovim račune na društvenim medijima kako biste to mogli saznati. U stvari, mnoge države rade na zakonima koji konkretno čine ovu praksu nezakonitom (zasigurno se zasniva na malom dijelu lobiranja i legalnih napora samog Facebooka).

4. Možete dobiti otkaz zbog onoga što objavite na društvenim medijima.

Kao i kod e-pošte, poslodavac ne može koristiti vaše radno računalo za izravan pristup vašim računima na društvenim mrežama bez vašeg odobrenja. Ali samo zato što poslodavac ne može pristupiti vašim računima na Facebooku ili Instagramu, to ne znači da ne mogu koristiti vaše društvene medije da bi prosuđivali - a možda čak i pucali ili disciplinirali - vas.

"Ako su vaši društveni mediji zaštićeni lozinkom i poslodavac ostvaruje pristup bez vašeg odobrenja, to je protiv zakona", komentira Pandya. "Međutim, ako nema postavke privatnosti i ako svoje objave učinite dostupnim svijetu, bit će vam teže osporiti privatnost."

Suočavanje s posljedicama na poslu za postove na društvenim medijima koje postavljate u slobodno vrijeme nešto je što vidimo da se događaju stalno.

Ipak "u nekim ste slučajevima zaštićeni od pucanja ako je ono što izjavite u e-pošti zaštićen govor prema saveznom zakonu (uglavnom za javne zaposlenike, ali i za privatne zaposlenike u nekoliko država) ili ako se vaše slanje e-poštom smatra dijelom" usklađenog aktivnost "u svrhu" uzajamne pomoći ili zaštite "prema saveznom zakonu o radu", primijetio je Pandya.

5. BYOD (donesite vlastiti uređaj) je velika zbunjujuća zbrka.

Mnogi ljudi koriste svoj osobni telefon i tablet na poslu i koristit će te uređaje za pristup e-pošti tvrtke kao i drugim dokumentima tvrtke. To je poznato kao postavljanje "Donesite svoj uređaj" (ili BYOD). A što se tiče praćenja, nažalost, ne možemo puno toga učiniti za usmjeravanje vas, jer "postoji puno različitih pokretnih dijelova. To je prilično patchwork."

Dakle, koliko daleko vaš poslodavac može pratiti vašu aktivnost na uređaju koji ste kupili i koristiti za svoje osobne komunikacije? To je TBD.

"Ne znam za niti jedan slučaj u kojem poslodavac postavlja softver za praćenje na nečiji osobni telefon, ali postoje savezni i državni propisi koji nekome ograničavaju namjerni pristup elektronskim komunikacijama dviju strana bez odobrenja. Dakle, ako je vaš poslodavac presreće ili pristupi vašoj komunikaciji na vašem osobnom elektroničkom uređaju i niste im dali ovlaštenje za to, onda postoji rizik da će neka aktivnost prekršiti zakon ", rekao je Pandya.

6. Javni zaposlenici imaju zaštitu koje privatni zaposlenici nemaju.

Budući da im je poslodavac vlada, javni službenici su u mnogim slučajevima u kojima privatni zaposlenici nisu zaštićeni od upada. Konkretno, javni zaposlenici imali bi zaštitu Četvrtog amandmana koji "štiti osobu od" nerazumnih pretraga "njihovih" osoba, kuća, papira i učinaka ", a također ograničava javne poslodavce na" razumna pretraživanja "digitalnih komunikacije svojih zaposlenika ", prema Pandya.

Naravno, ono što se smatra „razumnim“ uvelike ovisi o vrsti radnog okruženja. Ali za one zaposlene u privatnom sektoru, "četvrti amandman jednostavno se ne primjenjuje".