4 načina za borbu protiv preopterećenja e-pošte u uredu

E-pošta je problem za gotovo sve, ali posebno u uredu stvara distrakcije i troši vrijeme koje bi moglo biti bolje potrošiti u stvarnom poslu. Neki ljudi provjeravaju i odgovaraju na e-poštu kao "obavljanje posla na poslu", a ne kao rad.

Vlasnici i menadžeri tvrtki mogu pomoći i sebi i zaposlenicima u borbi s preopterećenjem e-pošte na poslu.

Prvo, potaknite komunikaciju licem u lice. Natjecanje zaposlenika da razgovaraju jedni s drugima kada e-pošta nije potrebna zaista može pomoći u smanjivanju nepotrebnih poruka e-pošte. Razgovori licem u lice također su bolji od e-pošte za dodirljive teme, kada su ton i osjećaji zaista važni. Vrlo je malo ljudi koji su sposobni prenijeti svoje emocije u pisanom jeziku kao i usmeno.

Drugo, koristite program za razmjenu trenutnih poruka. Za brza pitanja i odgovore zaista ne možete pobijediti IM. Neke tvrtke zabranjuju zaposlenicima da instaliraju takve programe, ali mislim da su oni zapravo pravi blagoslov u uredu. Instant poruke možete dobiti u samostalnoj aplikaciji ili u ugrađenoj u internetsku poslovnu platformu, poput Podio, Yammer, Jive. Ako vaša organizacija koristi Google Apps, uvijek možete samo iskoristiti Google Talk. Koju god aplikaciju za IM odaberete, osigurajte da svi u organizaciji koriste istu stvar. A ako IT odjel ima ograničenja u odnosu na to što zaposlenici mogu instalirati, provjerite da tim zna koje IM aplikacije svi trebaju koristiti kako bi mogli provjeriti instalacije.

Treće, pronađite bolje mjesto od e-pošte za uobičajene poruke. Jedan jasan primjer je kada zaposlenici e-poštom obaviještavaju sve da su bolesni, na godišnjem odmoru ili odlaze ranije. Ovo su uobičajene poruke koje se dodaju u nerede e-pošte, ali ne moraju. Jedno je rješenje možda imati zajednički kalendar. Drugi bi put mogao biti administrativnom pomoćniku da evidentira tko ulazi i izlazi i umjesto toga šalje jednu objedinjenu e-poštu.

Četvrto, budite uzor e-pošte. Ako ste voditelj tvrtke ili odjela, osigurajte da vaše navike e-pošte odražavaju ono što želite raditi. Pišite kraće e-poruke kada možete. Razgovarajte s ljudima licem u lice kada je to prava metoda komunikacije. Koristite IM i radite sve što želite od zaposlenika. Ljudi će slijediti vaše rezultate, i tako razvijate bolju kulturu tvrtke oko e-pošte.

Dodatna sredstva

Za više savjeta o borbi protiv preopterećenja e-poštom pogledajte ove povezane članke:

• Intervju: Push for Zero Email
• Kako smanjiti neželjenu e-poštu
• Intervju: Dmitrij Leonov iz SaneBoxa o upravljanju e-poštom
• 11 savjeta za upravljanje e-poštom