Organizirajte se: 11 savjeta za efikasnije upravljanje e-poštom

E-pošta može nas stvoriti kao da se trudimo držati glave iznad vode. Jesu li stranice vašeg pristigle pošte dugačke? Počinjete li svakodnevno čitati e-poštu, misleći da ćete odgovarati na najvažnije poruke, samo da biste pogledali i shvatili da je prošao jedan sat, a do sada niste učinili ništa? Nedostaje li vam prostora za e-poštu svakih nekoliko dana? Osjeća li se e-pošta kao multiplikator produktivnosti ili ubojica produktivnosti?

Potrebno je samo nekoliko jednostavnih trikova kako biste bili učinkovitiji u obradi e-pošte, tako da je ne osjećate poteškoćom. Neki od ovih savjeta oslanjaju se na funkcije koje se nalaze u većini programa za e-poštu, ali drugi su načini promjene vlastitih navika tako da vam male svakodnevne interakcije s e-poštom pomažu u praćenju upravljanja njime.

Razmislite o tome kao da očistite zube. Postoji razlika između svakodnevne stomatološke higijene i odlaska stomatologu, ali morate učiniti oboje. Trebali biste četkati dva puta dnevno i mazati ga jednom dnevno, a te su navike izuzetno važne kada imate zdrave zube. Svakih šest mjeseci također biste trebali posjetiti stomatologa radi temeljitijeg čišćenja, rendgenskih zraka i druge preventivne njege. Svakodnevna higijena sprječava nakupljanje većih problema. Posjeti stomatologu pomažu vam da uhvatite i ispravite rastuće probleme prije nego što izađu iz kontrole.

Naravno, čak i sa zubima, stvari mogu poći po zlu. Nesreća ih može uništiti ili će vaši geni na kraju utjecati na njih, baš kao što bi novi projekt ili promjena radnog mjesta mogla odjednom izazvati eksploziju e-pošte. Bez obzira na slučaj, to ne znači da trebate prestati flosirati ili redovno posjećivati ​​stomatologa - ili svakodnevno čistiti e-poštu. Ako imate neočekivani problem, još uvijek trebate slijediti dobre navike da biste sve držali pod kontrolom.

Kada kratkoročno promijenite način na koji komunicirate s e-poštom - kada i kako to provjeravate, koliko često brišete poruke i tako dalje - dugoročno vam olakšava život.

Evo nekoliko najboljih savjeta kako e-poštu ne opterećuje manje. Dopustite mi da vas upozorim da su ti savjeti ukorijenjeni u zdravom razumu i ne pružaju čarobni metak, što znači da vam neće raznijeti um ili postati osjećaj preko noći. Ali ni jedno ni drugo neće proći.

1. Prvo izbrišite

Prvo što otvorite pristiglu poštu jest skeniranje da biste vidjeli što možete izbrisati. Pogledajte liniju predmeta i pošiljatelja. Je li to smeće? Je li to promotivna e-pošta koju nikad nećete pročitati? Je li obavijest vašeg suradnika koja u retku s temom kaže da će danas biti vani, a osim toga nema šanse da će bilo koje dodatne informacije u tijelu e-pošte biti relevantne za vas? Ako je tako, izbacite ga.

Sve poruke koje identificirate kao nevažne trebalo bi biti odabrane i premještene u otpad. Ako određenog jutra ne budete u žurbi, možda ćete pokušati identificirati jednog ili dva obična e-maila za odjavljivanje.

Zašto je važno prvo napraviti ovaj korak? Kada odmah izbrišete nevažne poruke, olakšajte pregled preostalih poruka. Kad vidite preostale poruke, važnije možete brže triježiti. Ako možete prepoznati čak pet ili deset posto vaše dnevne dolazne pošte kao "vrlo vjerojatno da ne zahtijeva radnju" kako biste je odmah mogli izbrisati, bit ćete u mnogo boljem stanju za produktivan početak dana.

2. Koristite više od jedne adrese e-pošte

Ne mogu podnijeti marketinške poruke e-pošte ili potvrde isporuke, još manje podsjetnika iz moje banke da platim račun za kreditne kartice kada je već postavljeno za automatsko plaćanje. (Grr.) Sve bi te poruke zatrpale moju poštu i otežale pronalaženje važnih poruka e-pošte, osim što imam strategiju kako se s njima odnositi.

Za sve ove poruke male važnosti koristim zasebnu adresu e-pošte.

Postoji nekoliko načina kako to učiniti. U tu svrhu možete u potpunosti postaviti novi račun e-pošte, što ja i učinim, ili možete stvoriti pseudonim adresu koristeći svoj trenutni račun. Većina pružatelja usluga e-pošte vam to dopušta. Zatim stvorite pravilo ili filtar na svom računu e-pošte, tako da sve poruke poslane pseudonimom preskaču u pretinac pristigle pošte i pređu u drugu mapu. Nazovite to u Inbox 2 ili Low Importance ili bilo što već želite.

Jedna od prednosti korištenja zasebne adrese e-pošte u ovu svrhu je da ovu ne baš bezvrijednu poštu, koja se ponekad naziva i siva pošta, držite odvojeno od vaše važne pošte. Uz to, ako tvrtka proda vašu adresu e-pošte na drugu distribucijsku listu, sve nove i neželjene marketinške poruke neće završiti ni u vašem primarnom poštanskom sandučiću. Treća prednost je što vas ove poruke ne ometaju, budući da se morate prijaviti u neki drugi program e-pošte ili prijeći na drugi pretinac pristigle pošte da biste im pristupili.

3. Napišite kratko

Kada pišete e-poštu, recite što mislite, budite jasni i budite sažeti. Zašto? Kratko pisanje pomaže ljudima koji čitaju vašu poruku da dođu do točke i efikasnije obrade svoju e-poštu. Oni će vam moći odgovarati na ton i odgovoriti ljubazno, što će vam olakšati život.

Neke situacije zahtijevaju cjelovite rečenice i formalni jezik, ali fragmenti mogu biti vrlo učinkoviti u e-pošti. Koristite ih kad ima smisla. Gramatička policija neće ići za vama. Svakako, ponekad morate biti vrlo detaljni i iskoristiti aspekt e-pošte na papiru-trag - tu je zapis svega. Općenito govoreći, zadani za sažet, jasan i jasan jezik.

Nisu svi sposobni u sažetosti i može se pojaviti kao odvratnost. Da ne biste zvučali neprijateljski, možete dodati emoji ili uskličnike. Ili jednostavno javite ljudima da pokušavate biti koncizni u e-pošti i oni to ne bi trebali uzimati osobno.

4. Koristite Popise grupa ili distribucija

Ako više puta šaljete poruku istoj grupi ljudi, postavite pseudonim grupe ili e-poštu. U programu Outlook naziva se Popis distribucije. U Gmailu idite na Kontakti (kontakti.google.com), odaberite ljude koje želite dodati u grupu i kliknite ikonu oznake. Dajte svojoj grupi ime. Nakon što spremite, možete upisati to ime da biste automatski sastavili poruku svima u grupi.

Upotreba grupa ne samo da štedi vrijeme eliminirajući potrebu za upisivanjem imena svake osobe kada grupu šaljete poštom, već vam postavlja i jednostavne taktike brisanja, kao što objašnjavam malo kasnije.

5. Stvorite predloške ili odgovore iz spremnika

Ako postoji poruka koju šaljete iznova i iznova, nemojte je svaki put pisati ispočetka. Upotrijebite ono što ste već napisali izradom predloška ili konzerviranim odgovorom, kako ga Gmail naziva.

Nekoliko primjera poruka koje ljudi često šalju nalaze se u nastavku:

• Hvala što ste posegnuli, ali nisam zainteresiran,
• Potvrda primitka. Hvala vam i molim vas da mi javite trebate li još nešto iz mog kraja, i
• To zvuči kao posao za naš pravni odjel. Najbolja kontaktna točka je…

Nakon što postavite nekoliko predložaka, možete odgovoriti na poruke koje obično zauzimaju nepotrebno vrijeme, a da pritom uopće ne razmišljate puno, omogućavajući vam da započnete s važnijim radom.

6. Ponovno upotrijebite crte predmeta

Ponovna upotreba poslanih poruka putem predložaka i konzerviranih odgovora povećava vašu učinkovitost smanjujući pisanje. Ponovna upotreba linija predmeta omogućuje vam brže i brže brisanje ili arhiviranje starih poruka. Objasnit ću kako dalje.

7. Poredaj Izbriši

Ograničenja podataka mogu se prikrasti svima, čak i visoko organiziranim osobama. Način da se oslobodite malo prostora jest skupno brisanje poruka koje vam ne trebaju. Ova vrsta posla može se smatrati sličnom odlasku zubaru. Ne morate to raditi svakodnevno, ali povremeno i redovito to ćete spriječiti veće probleme. Tri načina brisanja posebno su korisne.

Prvo, sortirajte poslanu poštu po veličini datoteke ili privitku i izbacite one najveće koji vam nisu potrebni. Razlog zašto se usredotočim na poslane poruke jest taj što ako pošaljem privitak, postoji dobra šansa da posjedujem datoteku i zato imam drugu kopiju spremljenu negdje drugdje.

Drugi način je sortiranje poslanih poruka po naslovima i traženje poruka koje šaljete redovito. Ako pošaljete tjednu poruku s naslovom "Čišćenje hladnjaka danas u 16 sati", brzo ih možete vidjeti, odabrati i izbrisati sve.

Treće, razvrstajte poruke po primatelju. Vjerojatno imate nekoliko kolega, prijatelja ili grupa ljudi kojima često šaljete e-poštu. Vjerojatno su mnoge poruke poslane između vas i njih vrlo važne. Ako vam ih više nikada neće trebati, odaberite više poruka odjednom i obrišite ih masovno.

8. Isključite obavijesti, zatvorite e-poštu za fokus

Dobijanje zaslonskog upozorenja o svakoj dolaznoj poruci nevjerojatno je ometajuće i uznemirujuće. Pretpostavljam da bi ogromnoj većini radnika bilo bolje da se obavijesti putem e-pošte potpuno onemoguće. To je korisno samo u rijetkim slučajevima. Dakle, isključite svoje obavijesti.

Slično tome, zatvorite aplikaciju za e-poštu ili karticu preglednika kada trebate raditi vrlo fokusirano tijekom najmanje 30 minuta. Boli me što pišem taj savjet, znajući da ga gotovo nitko neće slijediti. Vrlo malo ljudi to zapravo radi, ali volio bih da mogu uvjeriti više ljudi da probaju. Zamislite koliko će biti lakše pronaći protok ako vas e-pošta ne ometa.

Osvrnite se na posljednji put kada ste radili izvan mreže, bilo da je bio u avionu bez Wi-Fi-ja ili kad vam je internet bio u padu. Ili ste možda radili iz vremenske zone u kojoj nemate mnogo drugih kolega i zbog toga niste imali prekida putem e-pošte tokom dugog dijela vašeg dana. Zatvaranjem e-pošte pristupate ponovljivanju tog iskustva ne ometanja, dok i dalje možete pristupiti drugim mrežnim informacijama po potrebi.

9. Co-opt. Auto odgovori

S obzirom na prethodni savjet, recimo da nećete zatvoriti prozor e-pošte, jer se brinete da će vas netko pokušati kontaktirati po hitnoj stvari i propustit ćete ga. Otkrivanje? Postavite poruku izvan ureda ili automatskog odgovora koja kaže: "Ako je to hitno hitno pitanje, molim vas da mi pošaljete tekst / poziv / poruku na…" i navedite svoj telefonski broj, lagano rukovanje ili željenu liniju komunikacija.

10. Izbriši! Ili datoteku pošaljite u mape

Nedopuštena e-pošta često je dobra namjera koja je ostala neispunjena. Znate kada pustiti. Ne zadržavajte se na porukama ako vjerojatno nikad ništa nećete učiniti s njima. Ostavljanje nevažnih poruka u pristigloj pošti izrazito je neproduktivno, uznemirujuće i samo vas podsjeća na ono što biste željeli raditi u savršenom svijetu, ali ne možete.

Ne čine vam nikakve usluge što ste bili u pristigloj pošti.

Ako se brisanje poruka čini teškim, premjestite ih u novu mapu. Nazovite tu mapu na čekanju ili dobre namjere. Važno je da ih izvučete iz pristigle pošte. Pričekajte nekoliko mjeseci. Pogledajte koliko ste ih ikad iskopali ili odgovorili. Ako je odgovor nula, možda ih preispitajte najprije.

11. Periodično praznite smeće

Povremeno ispraznite smeće. Brisanjem smeća otpada prostor. Većina programa za e-poštu, uključujući Outlook, ima postavku za automatsko bacanje smeća kad napustite aplikaciju. Ako se nikada ne sjetite baciti smeće, preporučam da uključite tu značajku.

Većina ljudi vjerojatno ne treba isprazniti smeće više od jednom mjesečno ili jednom godišnje. Postoji opasnost da prebrzo izbrišete svoje smeće, jer smeće tamo idete spašavati e-poruke za koje ste mislili da vam ne trebaju, ali ispada da ih imate. Mnoge sam poruke spasio iz kante za smeće, obično istog dana kada sam ga tamo poslao.

Kako izvući žicu za hitne slučajeve

Ako ste željni čistog škriljevca s pristiglom poštom, evo još jednog posljednjeg trika koji možete isprobati:

1. Stvorite novu mapu. Imenujte stari pretinac pristigle pošte ili pošte prije srpnja 2019. godine (ili tekućeg mjeseca i godine).

2. Odaberite sve u pristigloj pošti. Premjesti sve u novu mapu.

• 38 Gmail savjeta koji će vam pomoći osvojiti e-poštu 38 Gmail savjeta koji će vam pomoći da osvojite e-poštu
• Push for Zero Email Push for Zero Email
• 4 načina za borbu protiv preopterećenja e-pošte u uredu 4 načina za borbu protiv preopterećenja e-pošte u uredu

Evo ga. Nalazite se u ulaznoj pošti nula i čak niste morali izbaciti ni jednu poruku.

Nitko ne očekuje da ćete preko noći riješiti kaotičan inbox. Malo po malo prilagodite pozitivne navike. Učinite nekoliko periodičnih radnji, kao što su pražnjenje smeća ili skupno brisanje poslanih poruka kako biste se osjećali kao da napredujete.